1er janvier 2018 : le logiciel de caisse deviendra obligatoire

Nous avons déjà évoqué ce sujet récemment et l’échéance approche. En effet, en 2018, chaque entreprise aura pour obligation d’utiliser un logiciel de caisse afin de lutter contre la fraude fiscale dans le domaine de la TVA.

Qui est concerné ?

Ce dispositif concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent des règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse. Il peut s’agir aussi bien de personnes physiques que morales, de droit privé ou public.

• Les assujettis qui réalisent tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base.

Attention : les assujettis non concernés par le dispositif devront prouver à l’administration par tous moyens, l’absence d’utilisation de logiciel ou système obligatoire.

Quelles sont les obligations ?

L’administration a énoncé les conditions pour assurer la sécurisation, l’inaltérabilité et la conservation ou l’archivage des données.

• Le logiciel doit prévoir l’accès de l’administration aux données d’origine enregistrées initialement.
• Devra également figurer : un détail daté des opérations enregistrées avec l’année, le mois, le jour, les heures et les minutes.
• Les éventuelles modifications apportées aux opérations
• La sécurisation devra être assurée par un procédé permettant de restituer les données dans leur état d’enregistrement (chaînage des enregistrements, signature électronique des données…)
• Le logiciel ou système en place, devra prévoir une clôture (par exercice ou sur une période définie). Des clôtures, journalières et mensuelles, doivent aussi faire partie des fonctionnalités possibles.
• La conservation des données saisies devra se faire soit en ligne soit dans une archive (respectant là encore des conditions bien spécifiques…).
• Enfin, la conformité du logiciel devra être justifiée par un certificat, délivré par un organisme accrédité (soit en France soit dans un état membre de l’UE) ou par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système. Dans le cas d’une utilisation multiple de produits, un certificat par produit devra être fourni.

Cas particulier : si le logiciel a été développé par l’assujetti lui-même ou qu’il utilise le système pour ses propres moyens, le certificat délivré par un organisme reste obligatoire. Le seul cas pour lequel l’assujetti pourra se délivrer à lui-même son certificat est que son activité déclarée soit une activité d’édition de logiciels de comptabilité ou de systèmes de caisse.

Quelles conséquences en cas de non-respect de ces obligations ?

 L’assujetti qui ne sera pas en mesure de justifier que son logiciel répond aux obligations s’expose à une amende de 7 500€ par logiciel ou système concerné. L’assujetti disposera alors d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, l’administration sera en droit de refaire un contrôle et d’appliquer une nouvelle amende si toutefois la mise en conformité n’a pas été effectuée. L’amende s’applique aussi aux assujettis refusant l’accès et l’intervention des agents de l’administration fiscale.

De nombreux logiciels sont aujourd’hui certifiés. Le premier logiciel a avoir été certifié par l’AFNOR, dans le domaine de la coiffure était Hair Net – logiciel de caisse certifié.

Source : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 et BOI-CF-INF-20-10-20.