L’utilisation obligatoire de logiciels de caisse sécurisés en 2018

En octobre dernier, lors de la publication du projet de la loi de finances, nous avions averti nos lecteurs que l’administration fiscale souhaitait rendre obligatoire en 2018 un certificat de conformité pour les entreprises utilisant un logiciel de facturation et d’encaissement.

Les ministres des Finances et du Budget avaient justifié cette mise en place en déclarant « Nous sommes face à des situations où le consommateur paie la TVA mais le commerçant la conserve. C’est inadmissible vis à vis du client et de la société…  il s’agit d’une des fraudes les plus coûteuses pour l’Etat ».

Précédemment encore en mai 2015 nous avions montré que l’administration avait déjà renforcé considérablement ses moyens de contrôle en imposant lors des contrôles fiscaux la transmission d’un Fichier des Ecritures Comptables (FEC).

Cette nouvelle obligation a été définitivement adoptée dans la loi de finances 2016. Elle a pour objectif de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

À partir du 1^er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse devra répondre aux conditions suivantes :

1. Inaltérabilité
2. Sécurisation
3. Conservation
4. Archivage des données

Ces quatre principes devront être attestés par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

L’utilisation de tableurs comme Excel sera donc totalement interdite début 2018 pour tenir sa caisse car ils ne répondent pas à ces 4 conditions.

Cela va également être le cas de la plupart des « logiciels libres » développés sur des plateformes ouvertes permettant pour les utilisateurs avertis toutes sortes de manipulations.

L’utilisation de logiciels conformes aux obligations étant obligatoire en 2018, les éditeurs auront donc le choix entre la certification ou l’attestation.

Il est sans doute probable que la plupart opteront pour la certification. En effet malgré le cout inhérent à l’organisme de contrôle cela va présenter deux avantages :

1.  la responsabilité en cas de contrôle fiscal sera reportée sur l’organisme certificateur.
2. le certificat devient une sorte de label

Jusqu’à présent l’organisme de certification référencé est l’AFNOR avec sa norme NF525 portant notamment sur :

• L’identification des processus et des données d’encaissement
• La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique.
• La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
• L’archivage et la conservation des données d‘encaissement
• L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
• Les moyens de restitution des données pour simplifier le contrôle et de restitution des données d’encaissement enregistrées.

La bataille va donc être rude entre les éditeurs de logiciels. Car certains vont devoir réviser complètement leur programme alors que d’autres ayant largement anticipé ne devront faire que quelques modifications marginales. Notre logiciel de caisse coiffeur Hair Net est déjà conforme aux normes.

De plus un certain nombre de nouveaux éditeurs arrivent sur le marché avec des solutions utilisables sur internet qui ont entre autres mérites de faciliter les mises à jour et la sauvegarde des informations.

Auteur : Didier CAPLAN, Expert- comptable – Président de ComptaCom