Conservation des factures : quelle est la règle ?

Les pièces justificatives qui ouvrent droit à la déduction de TVA doivent être conservées dans un délai de 6 années dans leur format d’origine. Et ce, dans les conditions suivantes :

• Sur support informatique pendant au moins 3 ans
• Sur tout support choisi par l’entreprise pendant au moins 3 ans

Aucune dérogation n’existait pour les documents et factures établis ou reçus sur support papier et qui devaient être conservés pendant 6 ans.

La Loi de Finances rectificative a assoupli les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et des pièces justificatives.

Il est également précisé que les factures établies sur support papier doivent être numérisées dans des conditions qui garantissent leur reproduction à l’identique avec un résultat qui est la copie conforme à l’original.

L’archivage doit faire l’objet d’une organisation documentée afin d’assurer la lisibilité, la disponibilité et l’intégrité des factures numérisées.

Le document numérisé devra être accompagné:

• Soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• soit d’une empreinte numérique ;
• Soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• Soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
• Chaque fichier devra être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Toutes ces dispositions sont entrées en vigueur au 30.03.2017.