Comment choisir le logiciel RH adapté à votre entreprise ? Tous les critères clés

La digitalisation des entreprises passe par celle des RH. S’équiper des bonnes solutions RH offre des gains de temps et améliore la performance de l’entreprise. Si les bénéfices sont reconnus par plus d’un DRH sur deux, au moment de s’équiper, le doute apparaît : comment choisir un logiciel RH adapté à mon entreprise ? Voici tous les critères clés pour réussir. 

Premier critère : un logiciel RH adapté aux besoins de votre entreprise !  

Il existe de nombreux SIRH (système d’information des ressources humaines) et la plupart sont efficaces. Mais vous devez avant tout lister vos besoins précis pour trouver le logiciel qu’il vous faut.  

En premier lieu, écoutez vos équipes RH mais aussi les managers et membres de la direction. Vous devez avoir une idée claire du processus de décision en matière de recrutement, des spécificités éventuelles de votre entreprise en matière de gestion des ressources humaines, des points de blocage face à l’adoption de nouveaux outils.  

À partir de là, vous pouvez établir un cahier des charges des besoins RH de votre entreprise en listant vos besoins précis et en les associant à une fonctionnalité logicielle.  

Le cahier des charges vous donne également une première idée des coûts. Ainsi, vous pouvez prioriser vos besoins en fonction de votre budget, pour adopter une digitalisation des RH en plusieurs phases, le cas échéant. 

Les fonctionnalités 

Tous les SIRH offrent de nombreuses fonctionnalités, de base ou en option. Le périmètre peut être très large pour couvrir tous les aspects de la mission RH, notamment : 

• recrutement, 
• gestion des talents,
• formation, 
• gestion des congés et absences, 
• paie.  

L’objectif est d’alléger les collaborateurs RH des nombreuses tâches administratives chronophages.  

Certains logiciels de gestion RH disposent de modules, ce qui évite de se retrouver avec une solution surdimensionnée. Vous pouvez alors activer les modules au fur et à mesure de vos besoins et de votre maîtrise de l’outil numérique. 

La compatibilité 

C’est le principal risque lors de l’adoption de solutions dédiées à un service de l’entreprise. Comment fonctionnent-t-elles avec les outils déjà en place ? En particulier avec un logiciel de comptabilité ou de paie ? L’objectif de la digitalisation est de simplifier et fluidifier les procédures, pas de répéter les opérations sur plusieurs logiciels, faute de compatibilité.  

Lors de la mise en place, vous devez vous assurer que les données préexistantes sont récupérables facilement. En général, une interface de programmation ou API vous évite de tout ressaisir. 

Le coût, un critère clé pour choisir un logiciel RH 

Le prix du logiciel RH est une donnée importante. Il existe différents systèmes de facturation : abonnement mensuel ou annuel, avec ou sans engagement ou achat de licences.  

Attention aux coûts cachés tels que formation des équipes, installation, stockage des données, maintenance, etc. Comparez bien les coûts totaux des différents logiciels sélectionnés, sur plusieurs années.

La sécurité et la conformité 

Tous les SIRH doivent assurer une parfaite conformité aux règles de protection des données personnelles, notamment le RGPD (règlement général sur la protection des données). Cela concerne les collaborateurs actuels, mais aussi les salariés qui ont quitté l’entreprise et les candidats.  

En outre, la sécurité informatique est au cœur des préoccupations des dirigeants face à la multiplication des risques cyber. Vérifiez la localisation des serveurs (France ou Union européenne), les systèmes de sécurité, de sauvegarde et de récupération des données proposés.

La facilité d’utilisation 

Pour une adoption massive par les équipes RH et par l’ensemble des collaborateurs, un système d’information RH doit être simple à prendre en main et intuitif.  

N’hésitez pas à réaliser des tests et démos avec plusieurs salariés. Une connexion depuis un smartphone est aujourd’hui indispensable pour les salariés. Quelle est la formation proposée ? Quel est la réactivité du support technique ? Des démos en ligne et des FAQ sont-elles disponibles ?  

Cerise sur le gâteau, la personnalisation du design selon votre charte graphique renforce votre marque employeur !

L’éditeur   

Le marché des logiciels RH est en mouvement comme de nombreux secteurs de la digitalisation des entreprises. Prenez des renseignements sur la solidité financière de l’éditeur, ses perspectives et ses projets. Se doter d’un logiciel RH est un projet à long terme.  

Vérifiez également les garanties proposées en matière de mises à jour et de maintenance. 

Comme pour tout investissement, prenez les conseils de votre expert-comptable pour choisir un logiciel RH adapté à votre entreprise !