L’informatique : moteur de l’industrialisation de la compta

Guillaume CAPLAN (101N), gérant de la société COMPTACOM, associé et DSI du cabinet d’expertise comptable COMPTA EXPERT nous décrit comment l’informatique appliquée à la comptabilité révolutionne les cabinets comptables.

Comment cela a-t-il commencé ?

J’ai fondé la société COMPTACOM il y a maintenant 10 ans pour répondre aux besoins de Warner Music France. La maison de disque voulait externaliser la comptabilité fournisseurs tout en respectant le cadre législatif de Sarbanes-Oxley. L’objectif était très clair : traiter la tenue comptable à moindre coût en France avec une qualité irréprochable et une traçabilité à tous les niveaux. Bref faire de la tenue comptable une industrie. Nous avons donc créé le logiciel Compta.com pour répondre à ce besoin et fourni le service demandé.

Nous avons alors réussi à diviser par 4 le coût de traitement que Warner Music subissait auparavant.

Quel est votre niveau d’activité à ce jour ?

Depuis 2007 COMPTACOM est filiale du cabinet d’expertise comptable COMPTA EXPERT (260 personnes, 28 agences). COMPTACOM est devenu l’usine comptable du groupe. Nous accompagnons aujourd’hui 9000 clients.

Concrètement que fait l’informatique ?

La chaîne de production comptable est orchestrée par notre logiciel Compta.com. Le logiciel permet de piloter la numérisation des factures, leur reconnaissance automatique, ainsi qu’une précodification comptable. Il permet aussi d’intégrer en automatique les flux bancaires et les flux des ventes. Le travail des comptables s’appuie sur des notions de 5S et de Kanban. L’informatique permet de détecter les tâches les plus longues et d’y apporter des solutions. Et ça marche !

Quels parallèles faites-vous avec l’industrie ?

L’informatique est la base de notre usine :

• Segmentation des tâches : nous appelons cela le « workflow ». Nous ouvrons le courrier, nous numérisons les pièces, nous les comptabilisons, nous payons, nous contrôlons, nous archivons. A chaque étape son outil informatique.
• Efficacité : comme en usine, nous nous assurons que les opérations soient menées selon le temps imparti. Le logiciel mesure et détecte les voies d’amélioration.
• Qualité : le logiciel guide le comptable lors de la saisie. Il se base sur l’intelligence collective et les statistiques. Chaque correction d’écriture est suivie. Nous pouvons donc déterminer si le dossier client ou le comptable sont dans les normes attendues.
• Automatisation : certaines étapes sont purement réalisées par le logiciel. Les exceptions sont renvoyées aux comptables qui peuvent alors enrichir le logiciel de nouveaux automatismes.
• Logistique : Nous mettons au point en permanence des connecteurs pour intégrer les flux bancaires ou des logiciels de vente. Pour la réception des pièces à saisir, nous gommons la saisonnalité grâce à une meilleure implication de nos clients.

La concurrence des pays à bas coût vous nuit-elle ?

En 2009, COMPTA EXPERT a acquis un cabinet avec une équipe comptable au Maroc. Nous nous sommes donc retrouvés en concurrence interne. Au bout de 6 mois, COMPTA EXPERT a fermé son pôle marocain : nous avions le même coût de production pour une qualité 5 fois meilleure en France !

Récemment nous avons été mis en concurrence face à l’Inde lors du rachat de Parlophone Music (ex EMI France) par Warner Music. Nous avons remporté le marché sans toucher ni aux prix ni aux services, ni même sans avoir été consultés !

Source : Icam liaison n°179 http://www.ingenieurs-icam.fr/www/fr/accueil/communicationinfos/icamliaison.aspx

Guillaume Caplan publie régulièrement des articles sur la DSI de Compta.com et Compta Expert, sur son blog dédié.