Stage en entreprise : de plus en plus réglementé

Depuis de nombreuses années, la réglementation sur les stages en entreprise est venue ajuster le dispositif, qui prévoit de nouveaux droits pour les stagiaires et de nouvelles contraintes pour l’entreprise d’accueil. Voici les modalités concernant la convention, les formalités, la gratification, les droits du stagiaire, le déroulement du stage, etc.

Pour être valide et respecter la réglementation, le stage s’inscrit obligatoirement dans un cursus pédagogique, scolaire ou universitaire («période de formation en milieu professionnel » pour le 1^er, et stage pour le 2^ème). Pour accueillir correctement un stagiaire, il est nécessaire de connaître un certain nombre de points :

• le formalisme requis pour l’accueil d’un stagiaire,
• les règles relatives à la gratification,
• les modalités de déroulement du stage.

Les conditions de fond et de forme

La convention de stage

Le statut de stagiaire est reconnu uniquement si une convention de stage a été conclue entre l’étudiant, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement.

Cette convention, pour être valable, doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires, notamment : l’intitulé complet du cursus de formation ainsi que le volume horaire par année d’enseignement, le nom de l’enseignant référent, les aptitudes à acquérir, les tâches confiées au stagiaire, la durée hebdomadaire de présence, éventuellement le travail de nuit, les modalités selon lesquelles le référent enseignant et le tuteur en entreprise garantissent l’encadrement du stagiaire, le montant de la gratification, les modalités d’absences, les avantages,…

Aussi est-il recommandé de contacter l’établissement d’enseignement pour établir cette convention, car il dispose d’exemplaires appropriés.

Sauf pour des raisons liées au cursus pédagogique et définies par l’établissement d’enseignement, le stage n’a pas de durée minimale obligatoire, mais un même stagiaire ne peut effectuer plus de 6 mois par année d’enseignement ; la loi ne prévoit plus aucune exception à cette règle. Cette durée est déterminée par stagiaire et selon la durée de l’enseignement.

En outre, un délai de carence correspondant à un 1/3 de la durée du stage doit être appliqué entre 2 stages successifs effectués sur un même poste. Il est par ailleurs illégal de recourir au stage lorsqu’il a pour finalité :

• de remplacer un salarié absent, suspendu de son contrat de travail ou licencié,
• d’effectuer une tâche régulière correspondant à un poste de travail continu,
• de faire face à une augmentation provisoire de l’activité ou pour pourvoir un poste saisonnier.

En effet, à titre principal, le stage doit avoir une visée pédagogique et l’entreprise ne doit en retirer aucun avantage. Dans le cas contraire, le stage peut être requalifié en contrat de travail et ce, aussi bien sur décision de l’Inspection du travail, de l’URSSAF en cas de contrôle, que du stagiaire lui-même.

Autres formalités

La Loi du 10/07/2014 a supprimé le registre des conventions de stage (d’ailleurs jamais mis en place) ; toutefois l’entreprise d’accueil du stagiaire doit obligatoirement inscrire les noms et prénoms des stagiaires reçus dans l’entreprise dans l’ordre d’arrivée, et ce à un endroit spécifique du registre du personnel (Article L1221-13 modifié).

Les obligations relatives à la déclaration d’embauche, à la visite médicale ou encore aux documents de fin de contrat ne concernent pas les stages en entreprise.

En fin de stage, le stagiaire doit recevoir une attestation de stage indiquant la durée totale du stage et le montant total la gratification perçue le cas échéant.

La gratification

Le stagiaire ne relevant pas du statut de salarié, il ne touche pas de salaire ; toutefois, selon la durée du stage, il recevra une gratification.

Montant minimal de la gratification

Elle est obligatoirement due dans les cas suivants :

• durée de stage supérieure ou égale à 2 mois,
• durée totale du stage pendant une même année scolaire, avec le même stagiaire, supérieure à 2 mois. Dans le cas d’un stage discontinu, la durée du stage est déterminée en fonction du temps de présence réelle du stagiaire dans l’entreprise d’accueil et de la façon suivante :
  • 7 heures = 1 jour
  • 22 jours = 1 mois ; aussi dès que sur la période de stage on compte au moins 44 jours, le stagiaire peut prétendre à l’indemnité de stage dès le 1^er jour de stage.

La gratification est payable même si une résiliation de la convention de stage porte la durée de ce dernier à une période inférieure à 2 mois.

Si la gratification est due dans ces cas de figure, elle est versée dès le 1^er jour de stage.

Elle est payée chaque mois, soit en fonction du nombre de jours de présence du mois, soit par lissage sur la totalité du montant dû pour l’ensemble du stage.

Le montant minimum de la gratification est défini par convention de branche ou accord professionnel étendu. En l’absence, le montant minimum est défini par la Loi. Ce montant a été revalorisé par la Loi de juillet 2014 et est fonction de la date de signature de la convention de stage :

• conventions signées avant le 1/12/2014 = 12.5% du plafond horaire de sécurité sociale (23€ en 2014), soit 436,03 €/mois jusqu’au 30/11/2014,
• conventions signées entre le 01/12/2014 et le 31/08/2015 = 13.75% du plafond horaire de sécurité sociale, soit 500,51 € depuis le 1^er janvier 2015,
• conventions signées à partir du 1^er septembre 2015 = 15% du plafond horaire de sécurité sociale ; soit 546,01 €.

Le montant de la gratification est dispensé de cotisations sociales dans la limite de ce montant minimum (franchise) ; au-delà, la fraction supérieure sera assujettie aux cotisations de sécurité sociale, de CSG, CRDS, CSA, FNAL et le cas échant, versement de transport.

De nouveaux droits et avantages pour le stagiaire

En matière d’absence et de congés, les stagiaires bénéficient à présent de droit à congés et autorisations d’absence d’une durée identique à celle des salariés en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption. En outre, pour les stages de plus de 2 mois, les conventions doivent définir les possibilités de congés et d’autorisations d’absence pour les stagiaires. Sauf dispositions conventionnelles plus avantageuses, la rémunération de ces congés n’est que facultative.

Par ailleurs, concernant le temps de travail, les stagiaires bénéficient des mêmes droits que les salariés en matière de durée du travail (maximum), de repos quotidien, repos hebdomadaire, jours fériés, travail de nuit,… ; concernant les jours fériés, si le jour est chômé et payé pour les salariés, il est chômé pour le stagiaire, et ne devrait ainsi pas être déduit de la durée de présence pour le calcul de la gratification du mois concerné.

Enfin, les stagiaires bénéficient aussi aujourd’hui d’un accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurants de la même façon que les salariés ; ils peuvent également prétendre à la prise en charge des frais de transport (50% des abonnements transports publics) pour les trajets domicile-travail.

Les modalités de déroulement du stage

Si l’établissement d’enseignement doit désigner un enseignant référent qui assurera le suivi du stage et le respect de la convention, l’entreprise d’accueil, quant à elle, doit désigner un tuteur dont le rôle sera d’accueillir le stagiaire et de le guider tout au long du déroulement du stage.

Un décret à paraître déterminera le nombre maximum de stagiaires au cours d’une même semaine civile, et en cas de non-respect du quota défini, pourra impliquer une amende de 2 000 € par stagiaire ; il est prévu que ce maximum soit égal à 10 % de l’effectif salarial, avec cependant un maximum qui devrait être de 3 stagiaires en même temps dans les TPE/PME de moins de 30 salariés.

Rappel : le stagiaire est astreint aux dispositions légales de durée du travail ; à cet effet, l’organisme d’accueil du stagiaire doit effectuer par tout moyen un décompte des durées de présence du stagiaire. En tout état de cause, un stagiaire ne peut effectuer d’heures supplémentaires.

Les stagiaires bénéficient des mêmes protections que les salariés en matière de discriminations et de harcèlement moral et sexuel.