Remise d’un FEC conforme aux normes de l’Administration

Tout d’abord, pour être en mesure de remettre un FEC respectueux des règles de l’Administration, le contribuable doit vérifier la bonne mise à jour de ses outils informatiques (fichier normé devant contenir des champs spécifiques et normalisés pour en assurer la lecture).

Le logiciel utilisé doit pouvoir produire ce FEC conformément à la nouvelle réglementation. Le contribuable peut s’en assurer auprès de son éditeur de logiciel.

Il doit aussi vérifier les prestations dont il bénéficie auprès de son éditeur. Par exemple, il est possible que le contrat d’assistance permettant d’effectuer les mises à jour légales des versions du logiciel ne soit pas inclus dans son offre.

En premier lieu, il est essentiel que le contribuable vérifie la conformité de son système d’information comptable aux normes fiscales et comptables de tenue des comptabilités informatisées, notamment concernant les règles d’irréversibilité des écritures et des exercices clôturés.

L’Administration a d’ailleurs édité et mis à jour une liste de questions/réponses sur le FEC (dernière version au 19 décembre 2014). Ce support indique notamment :

« Partie 6 sur les obligations comptables et de conservation par les contribuables :

Q1 : si le contribuable tient sa comptabilité dématérialisée sous tableur, l’amende de 1 500 euros (désormais 5 000 euros) prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts est-elle applicable ?

Les entreprises peuvent continuer de tenir leur comptabilité avec un tableur, mais ce format n’est pas autorisé pour la constitution des fichiers des écritures comptables des exercices clos à compter du 1^er janvier 2013, pour lesquels les normes du « format standard », fixées aux VI à XIV de l’article A. 47 A-1 du Livre des procédures fiscales, doivent être respectées.

Le champ de l’amende de 1 500 euros, prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts, ne concerne aucunement les règles de tenue de la comptabilité mais la remise d’un fichier des écritures comptables non conforme aux normes de l’article A. 47 A-1 du LPF.

Les contribuables peuvent donc continuer à tenir leur comptabilité sous tableur. En revanche, si le fichier des écritures comptables présenté à l’Administration fiscale n’est pas conforme aux dispositions de l’article A. 47 A-1 du LPF, l’amende est applicable. ».

(Intégralité des questions/réponses disponibles sous ce lien : http://www.impots.gouv.fr/portal/deploiement/p1/fichedescriptive_6980/fichedescriptive_6980.pdf).

Pour que le contribuable puisse s’assurer que son FEC répond aux exigences de l’Administration, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) lui propose un logiciel, dénommé «Test Compta Demat ». Ce logiciel permet de tester le FEC et de vérifier la conformité de la structure du fichier du contribuable en lui indiquant les points d’anomalies identifiés. La notice et l’installation de ce logiciel sont accessibles sur le site : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec.