Règlement intérieur : enjeux et risques

Expression du pouvoir de direction de l’employeur, le règlement intérieur représente un réel outil de régulation dans l’entreprise. Il doit toutefois respecter un cadre légal très précis.

La constitution d’un règlement intérieur au sein de l’entreprise requiert de la rigueur et une bonne maîtrise des règles applicables en la matière, tant dans la rédaction de son contenu que dans le respect des règles relatives à sa mise en place.

Facteur déclenchant l’obligation de mettre en place le règlement intérieur : le seuil des 20 salariés

L’employeur doit prévoir un règlement intérieur dès lors que l’entreprise ou l’établissement compte habituellement au moins 20 salariés au sein de sa structure (C. trav., art. L. 1311-2).

Lorsqu’une entreprise compte plusieurs établissements, deux cas sont possibles :

• plusieurs établissements de moins de 20 salariés : l’employeur doit prévoir un seul règlement intérieur pour tous les établissements ;
• un ou plusieurs établissements atteignent le seuil de 20 salariés : l’employeur doit normalement prévoir un règlement intérieur pour chacun d’eux.

Pour des raisons pratiques, l’employeur peut élaborer un règlement unique pour l’ensemble des établissements, sauf s’il existe des spécificités requérant des dispositions distinctes (CE, 5 juin 1987, n° 74480).

Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la mise en place d’un règlement intérieur est facultative. Dans ce cas, le règlement intérieur devra cependant respecter la loi en termes de contenu et de mise en place.

À quel moment détermine-t-on le seuil de 20 salariés ?

En l’absence de précisions légales, l’employeur doit élaborer un règlement intérieur dès lors que l’entreprise atteint l’effectif de 20 salariés pendant une durée de 6 mois (Circ. min. DRT 5-83 du 15 mars 1983). Si une entreprise atteint ce seuil à son démarrage, l’employeur doit élaborer un règlement intérieur dans les 3 mois qui suivent (C. trav., art. R. 1321-5).

Définition du seuil

L’effectif de 20 salariés doit être défini selon les règles applicables pour évaluer les seuils prévus par le Code du travail (C. trav., art. L. 1111-2).

Formalisme de mise en place et contenu

La procédure

Le règlement intérieur ne peut être diffusé ou rectifié qu’après avoir reçu l’aval du comité d’entreprise ou à défaut, des délégués du personnel ainsi que du CHSCT pour les points le concernant (C trav art L 1321-4).

Le règlement intérieur doit également être transmis à l’Inspecteur du travail pour vérification et répondre aux obligations de publicité (dépôt et affichage).

Le contenu

Le contenu du règlement intérieur est borné aux trois domaines suivants : la discipline, l’hygiène et la sécurité. À ce titre, le règlement intérieur définit :

• les mesures d’application de la réglementation en termes d’hygiène et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement et notamment les consignes prévues à l’article L. 4122-1 du code du travail ; ces consignes précisent, particulièrement lorsque le type de risques le justifie, les modalités d’utilisation des équipements de travail, des équipements de protection individuelle, des substances et préparations dangereuses.
• les modalités selon lesquelles les salariés peuvent être priés de contribuer, à la demande de l’employeur, à la réintégration de conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé des salariés, si elles ont été altérées ;
• les règles générales et permanentes concernant la discipline et notamment la nature et le niveau des sanctions que peut prendre l’employeur. La Cour de cassation, dans un arrêt du 26 octobre 2010, est venue préciser que lorsque le règlement intérieur définit les règles relatives à la discipline, une sanction ne peut être décidée à l’égard d’un salarié que si elle est énoncée dans le règlement intérieur. Sinon, la sanction n’est pas valide.

Le règlement intérieur précise également les règles relatives aux droits de la défense des salariés ainsi qu’au harcèlement moral et sexuel.

Si le règlement intérieur peut contenir certaines dispositions sur l’usage des outils informatiques, certaines clauses sont, elles, interdites (clauses prévoyant des mesures discriminatoires, clauses portant une atteinte non justifiée et disproportionnée aux libertés individuelles et aux droits des personnes, clauses non relatives aux domaines précités du règlement intérieur etc.).

Sanctions de l’absence de règlement intérieur ou du non-respect des règles relatives à son élaboration et à son contenu

L’absence de règlement intérieur dans les entreprises atteignant le seuil de 20 salariés peut conduire à une amende pouvant aller jusqu’à 750 euros (contravention de 4^ème classe – personne physique).

L’employeur qui, par exemple, ne sollicite pas au préalable les représentants du personnel ou laisse subsister dans le règlement intérieur une clause prohibée malgré la remarque de l’inspecteur du travail peut recevoir une amende pouvant aller jusqu’à 750 euros (contravention de 4^ème classe – personne physique).

En cas de récidive, les sanctions sont alourdies.

La jurisprudence estime, dans ces cas de figure, que les dispositions du règlement intérieur imposant des obligations aux salariés, leur sont inopposables. Par contre, elle estime que les salariés peuvent demander l’application des dispositions qui leur sont plus avantageuses.