Contrat avec le secteur public et transmission des factures électroniques

Dans le cadre de contrats conclus avec l’Etat, les titulaires ou sous-traitants sont tenus de transmettre leurs factures sous forme électronique.

Les nouvelles obligations de transmission et d’acceptation des factures électroniques entrent en vigueur de manière différée et progressive. Ainsi, sont concernés les contrats en cours d’exécution ou conclus postérieurement :

• au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (GE) et les personnes publiques ;
• au 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• au 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (PME) ;
• au 1er janvier 2020 pour les microentreprises.

Classification des entreprises :

• microentreprise : employant < 10 personnes et ayant un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan < 2 M€ ;
• PME : entreprise employant < 250 personnes et ayant un chiffre d’affaires annuel < 50 M€ ou un total de bilan < 43 M€ ;
• ETI : entreprise employant < 5 000 personnes et ayant un chiffre d’affaires annuel < 1 500 M€ ou un total de bilan < 2 000 M€ ;
• GE : toute entreprise n’étant pas classée dans les catégories précédentes.

La facture électronique devra mentionner, outre les mentions obligatoires fixées par les dispositions législatives ou réglementaires, les mentions suivantes :

• la date d’émission de la facture ;
• la désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture ;
• le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l’émetteur de la facture, la numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
• en cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique ;
• le code d’identification du service en charge du paiement ;
• la date de livraison des fournitures ou d’exécution des services ou des travaux ;
• la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
• le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu’il y a lieu, leur prix forfaitaire ;
• le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de TVA, ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;
• le cas échéant, les modalités particulières de règlement ;
• le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires.

Sur la facture devront figurer également le n° d’identité de l’émetteur et du destinataire. Un portail a été mis en place pour déposer, transmettre et recevoir ses factures électroniques. Lorsqu’une facture est transmise en dehors du portail, le destinataire ne pourra la rejeter qu’après avoir informé l’émetteur par tout moyen que ce soit, de l’obligation de transmettre ses factures sous forme électronique.

Pour les factures transmises selon ces modalités, la date de réception de la demande de paiement par le pouvoir adjudicateur correspond :

• lorsque la facture est transmise par échange de données informatisé (EDI), à la date à laquelle le système d’information budgétaire et comptable de l’Etat horodate l’arrivée de la facture et, pour les autres pouvoirs adjudicateurs, à la date de notification du message électronique l’informant de la mise à disposition de la facture sur le portail de facturation ;
• lorsque la facture est transmise par le mode portail ou service, à la date de notification au pouvoir adjudicateur du message électronique l’informant de la mise à disposition de la facture sur ce portail de facturation.

Source : décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 ; ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014.