La déclaration des bénéficiaires effectifs : raisons, obligations et règlementation

Ceci n’est pas une nouveauté : une directive européenne impose aux sociétés inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) de faire connaître l’identité de ses bénéficiaires effectifs. Les sociétés doivent alors procéder à une déclaration des bénéficiaires effectifs lors de leur immatriculation et doivent mettre à jour cette déclaration chaque fois que cela s’avère nécessaire. L’objectif étant de lutter contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le terrorisme. Cette déclaration permet de connaître précisément qui se cache derrière les sociétés et qui en exerce le contrôle.

Rappelons ici, comme indiqué dans plusieurs de nos newsletters depuis fin 2017 et articles de blog, tout ce qu’il faut savoir pour mettre votre entreprise en conformité.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

Le bénéficiaire effectif est la (ou les) personne physique qui détient directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société. C’est une personne physique qui contrôle directement ou indirectement une société.

Peuvent être considérés comme bénéficiaire effectif :

• Toute personne physique possédant au moins 25 % du capital de la société ou des droits de vote
• Toute personne exerçant un pouvoir effectif de contrôle sur la gestion de la société.

La déclaration des bénéficiaires peut désigner des personnes physiques et morales. Si des personnes morales sont intégrées à ces bénéficiaires effectifs, vous devez indiquer les personnes physiques qui détiennent plus de 25 % du capital ou des droits de vote.

Quel type d’entreprise doit effectuer cette déclaration ?

La directive européenne demande à toute société inscrite au registre du commerce et des sociétés d’effectuer une déclaration des bénéficiaires effectifs. Cette obligation est par conséquent valable pour toutes les sociétés commerciales et agricoles (EURL, EARL, SARL, SAS…), pour toutes les société civiles (SCP, SCI…), ainsi que toutes les associations immatriculées au RCS.

Date d’application ?

Cette obligation est rentrée en application à compter du 1^er avril 2018 et est applicable pour toutes pour les sociétés créées depuis le 1^er août 2017 et à compter du 1^er avril 2018 pour toutes les autres.

Quelles informations ?

Le document répertoriant les bénéficiaires effectifs comprend :

• L’identité, c’est-à-dire l’ensemble des informations relatives à la société (structure juridique, dénomination sociale, greffe compétent, Siren et adresse du siège social) ;
• La liste des bénéficiaires (civilité, nom et prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité et adresse) ;
• Le contrôle sur les sociétés : détention directe de plus de 25 % du capital ou indirectement, exercice du contrôle par tout autre moyen ou encore les différentes modalités de contrôle.

Quand déposer cette déclaration ?

Le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs doit être transmis au greffe du tribunal compétent en fonction de votre siège social. Vous pouvez effectuer cette déclaration en ligne.

La date de déclaration des bénéficiaires effectifs doit intervenir dans les 15 jours après la réception du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise ; en cas de changement, une nouvelle déclaration doit être réalisée dans les 30 jours à compter de la modification.

Le formulaire de déclaration est le DBE S1 ou M’BE, il est téléchargeable sur le site internet du service public. Il s’agit du CERFA n° 16062*01. Ce formulaire devra être transmis au tribunal de commerce compétent.

Qui accède à ce registre ?

Le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas accessible au public. Il peut par exemple être communiqué aux autorités judiciaires et à l’administration fiscale.

Sanction de non-déclaration ?

Si la société ne remplit pas son obligation de désignation, que ce soit une non-déclaration ou une déclaration intégrant des informations erronées, le président du tribunal de commerce peut, par ordonnance et le cas échéant sous astreinte, enjoindre à l’entreprise de le faire.

Cette décision n’est pas susceptible de recours. Le président peut aussi désigner un mandataire chargé d’accomplir ces formalités. Il est également prévu des sanctions pénales en l’absence de dépôt de cette déclaration : six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende. Les sanctions peuvent aller jusqu’à la dissolution de la société avec une interdiction de gérer pour les dirigeants.

Coût de l’enregistrement au greffe du tribunal ?

Le dépôt n’est pas gratuit. Les frais d’enregistrement des greffes de tribunaux de commerce sont de :

• 24,80 € TTC pour un dépôt lors de l’immatriculation
• 48,49 € TTC pour un dépôt modificatif ou complémentaire
• 54,42 € TTC pour le dépôt des déclarations des sociétés immatriculées avant le 1^er août 2017.

Toutes nos équipes juridiques restent disponibles pour répondre à vos questions et vous assister dans ces démarches.