Déclaration des loyers

Une nouvelle obligation déclarative pour les titulaires de locaux commerciaux. En voici les principes, modalités et difficultés possibles.

Nouvelle obligation par télé-procédure

Dans le cadre de la révision des valeurs locatives des locaux professionnels, les entreprises doivent indiquer, avec leur déclaration de résultats, les éléments concernant chacun des locaux professionnels dont elles sont locataires au 1^er janvier de l’année de dépôt de la déclaration (CGI art. 1498 bis). C’est en effet à partir de l’évolution des loyers observée chaque année dans les déclarations établies que seront actualisés les tarifs de chaque type de locaux, dans chaque secteur d’évaluation. Cette notification s’effectue à l’aide du formulaire DECLOYER, joint à la déclaration de résultats et exclusivement par télé-procédure (EDI). Ne sont pas pris en compte les locaux industriels estimés en valeur comptable.

Cette télé-déclaration « DECLOYER » est différente de la déclaration de résultat, à laquelle elle n’est liée que par la date de souscription. Elle entre dans le cadre de la révision des valeurs locatives foncières des locaux professionnels, qui doit démarrer en 2016 et permettra de définir et d’actualiser chaque année les nouveaux principes de taxe foncière et de cotisation foncière des entreprises.

Les nouvelles méthodes de calcul des valeurs locatives comprennent en effet un tarif au m², pour chacune des 38 typologies de locaux, défini à partir des loyers constatés dans un secteur géographique précis. Chaque année, la déclaration de loyer des occupants permettra à l’Administration d’actualiser les tarifs en prenant ainsi en considération la réalité du marché.

Cette obligation, prévue à l’article 1498 bis du CGI, représente donc la base de la mise en application de la révision des valeurs locatives et de la mise à jour annuelle. Dans ce contexte, l’Administration devrait souligner le caractère obligatoire de cette déclaration. Il est donc conseillé de s’y conformer, étant donné que les pénalités pour manquement à la déclaration sont applicables, même si la DGFIP a indiqué vouloir faire preuve de tolérance pour 2015, première année de mise en place.

Procédure EDI- REQUETE

Pour simplifier la déclaration des loyers, l’Administration a instauré une procédure de communication préalable, pour les exploitants de locaux à usage professionnel ou commercial, des informations utiles à l’identification des locaux qu’ils occupent. Cette communication passe par la nouvelle filière EDI-REQUETE. Ainsi, depuis le 13 février 2015, les exploitants « occupants » peuvent retrouver via EDI-REQUETE la liste et les particularités des locaux qu’ils occupaient au 1^er janvier 2015.

Cette nouvelle procédure EDI-REQUETE se caractérise par l’instauration d’un double flux. En effet, pour la première fois :

• l’Administration va transmettre au locataire des indications sur les locaux qu’il occupe, et donc qui constituent sa base de CFE ;
• et en retour, celui-ci va communiquer des informations à l’Administration.

Selon l’arrêté du 1^er août 2014, les informations communiquées à l’occupant seront les suivantes :

• identifiants fonctionnels du local, dont « numéro invariant » ;
• adresse foncière du local ;
• nom du propriétaire du local ;
• indication du taux d’occupation du local ;
• indication du local en sous-sol ou stationnement.

L’occupant devra alors contrôler l’exactitude de toutes les indications mentionnées sur le formulaire DECLOYER et, le cas échéant, les modifier. Il devra ensuite préciser le montant du loyer correspondant puis renvoyer ces éléments par télé-déclaration.

Cette étape de retour d’information concernant le loyer n’est possible qu’après publication des décrets d’application définitifs et à l’ouverture du millésime 2015 de télé-déclaration, soit début avril.

Cependant, la requête relative aux informations sur les locaux constituant les bases de CFE est accessible dès maintenant.

DECLOYER

À partir du 1^er avril 2015, l’entreprise doit déclarer, à l’aide du formulaire DECLOYER via EDI-TDFC, les loyers pour les locaux dont les caractéristiques sont transmises par EDI-REQUETE.

La date limite de dépôt de la déclaration est généralement la même que la date limite de dépôt de la déclaration de résultats : le 5 mai (ou le 15 mai avec mention expresse). Cependant, pour la campagne 2015, un prolongement du délai de transmission de cette déclaration au 15 septembre 2015 est admis.

Caractère obligatoire de la déclaration

L’Administration souligne que l’obligation de déclaration n’intéresse que les entreprises locataires et que les loyers qui seront payés en 2015 ne serviront pas à actualiser les valeurs locatives révisées des locaux professionnels. Pour 2015, il s’agira de confirmer la bonne marche de cette mise à jour permanente au niveau des communications entre la DGFiP et les entreprises (via EDI-REQUETE, puis via EDI-TDFC) et la justesse des éléments transmis.

L’Administration précise que les entreprises doivent cependant faire le nécessaire pour déclarer les loyers qu’elles payent.

Difficultés

Le locataire peut devoir faire face au problème de l’identification du local ou des « locaux fiscaux » occupés, par exemple quand l’immeuble fait l’objet d’une occupation multiple qui a changé au fil du temps et dont l’Administration n’a pas tenu compte.

Chaque « local fiscal » se distingue par un numéro d’invariant correspondant au « code fiscal » de l’unité d’évaluation. Le problème est qu’un immeuble est scindé en plusieurs locaux, selon le principe d’unité d’évaluation qui indique que « La valeur locative des biens passibles d’une taxe foncière doit être déterminée pour chaque propriété ou fraction de propriété normalement destinée à une utilisation distincte » (CGI art. 1494 ; CGI, ann. III, art. 324 A).

Mais, en pratique, cette règle n’est pas toujours respectée. En effet, selon la « division » fiscale de l’immeuble, un locataire peut occuper plusieurs « locaux fiscaux », réunis sous un seul bail ou, à l’inverse, il peut louer une partie d’un « local fiscal » qui, dans ce cas, pourra être réparti sous plusieurs baux.

C’est pourquoi il peut être indispensable de contacter le propriétaire, qui pourra donner des informations utiles car, en 2013, dans le cadre de la révision des valeurs locatives des locaux professionnels, il a dû souscrire par local fiscal lui appartenant une déclaration précisant entre autres le type, la surface et la superficie louée. Les caractéristiques de ces locaux (numéro d’invariant, étage, etc.) sont les mêmes que celles que l’occupant recevra par le biais d’EDI-requête et qui constituent sa base de CFE.

Si des erreurs sont relevées, il est important de les corriger car ces éléments servent à l’administration fiscale pour définir la valeur locative imposable en cotisation foncière des entreprises, puisqu’à chaque local fiscal correspond une valeur locative et que plusieurs locaux peuvent constituer la base de CFE. Ainsi, des sous-évaluations ou des surévaluations peuvent être constatées.

Par ailleurs, profiter de cette occasion pour actualiser les unités d’évaluation peut être avantageux. En effet, lorsque la répartition des unités d’évaluation n’est pas conforme aux normes, la valeur locative peut être inexacte. Ainsi, les parties communes d’un immeuble, non imposables en cotisation foncière des entreprises, sont souvent incluses dans l’imposition lorsque l’Administration.

Le loyer à déclarer

Le loyer à reporter est le loyer annuel hors charges et hors taxes de l’année en cours. D’une manière générale, lorsque le loyer ne peut être considéré comme significatif du marché locatif, il ne doit pas être déclaré (bail à construction, crédit-bail, etc.).

Dans certains cas spécifiques, les règles à suivre sont les suivantes :

• si le loyer n’est pas connu, il faudra saisir le loyer de l’année précédente (clause de loyer variable par exemple) ;
• si le locataire doit partir en cours d’année, il indique le loyer relatif à la période occupée et la date de fin de location ;
• en cas de modification de loyer en cours d’année, il faudra indiquer le loyer annuel hors réévaluation ;
• si le locataire bénéficie d’une franchise de loyer, il déclare le loyer annuel sans considération de la réduction accordée ;
• lorsque le loyer comprend plusieurs locaux de même type, le loyer devra être réparti en fonction de la surface occupée. En cas d’impossibilité, le montant total du loyer doit être précisé sur le local représentant la partie louée la plus importante et pour les autres locaux, il faudra indiquer « 1 € ».

Dès lors que le loyer ne peut être estimé comme normal, il ne doit pas être déclaré. Dans ce cas de figure, il convient d’indiquer « occupé par son propriétaire » avec un montant de loyer égal à 0 €.

L’Administration a publié une fiche pratique qui apporte des éclaircissements sur de nombreux cas de figure.