FEC : remise obligatoire du fichier des écritures comptables depuis le 1er janvier 2014

Depuis le 1^er janvier 2014, vous devez, en tant que dirigeant, remettre un fichier des écritures comptables (FEC) dématérialisé si votre entreprise tient sa comptabilité au moyen de solutions informatisées.

L’article A 47 A I du LPF définit le format et le contenu du FEC.

Pour rappel, dans le cadre des contrôles pour lesquels l’avis de vérification est transmis depuis le 10 août 2014, l’absence de présentation de la comptabilité selon les conditions requises implique l’application d’une amende de 5 000 Euros ou, en cas de correctif et si le montant est plus élevé, à 10% des droits mis à la charge du contribuable (article 1729 D du CGI, auparavant 1 500 Euros). Quant à l’absence de présentation de la comptabilité analytique ou des comptes consolidés, elle entraîne une amende de 20 000 Euros (article 1729 E du CGI, auparavant 1 500 Euros).

Pour répondre à cette obligation et éviter un rejet de comptabilité ou une amende, il est conseillé au contribuable de devancer ce contrôle en se rapprochant de son éditeur et ce, pour plusieurs raisons.

Remise d’un FEC conforme aux exigences de l’Administration

Tout d’abord, pour pouvoir transmettre un FEC conforme aux demandes de l’Administration, le contribuable doit vérifier la bonne mise à jour de ses outils informatiques (fichier normé devant contenir des champs spécifiques et standardisés pour permettre sa lecture).

Le logiciel utilisé par le contribuable doit pouvoir produire ce FEC conformément à la nouvelle réglementation. Pour s’en assurer, le contribuable ne doit pas hésiter à consulter son éditeur de logiciel.

Il doit aussi vérifier les prestations dont il bénéficie auprès de son éditeur. Par exemple, il se peut que le contrat d’assistance comprenant les mises à jour légales des versions du logiciel ne soit pas inclus dans sa prestation.

Avant même de contrôler la possibilité de cette génération, le contribuable doit vérifier la conformité de son système d’information comptable aux règles fiscales et comptables de tenue des comptabilités informatisées, notamment en ce qui concerne les règles d’irréversibilité des écritures et des exercices clôturés.

L’Administration a d’ailleurs publié et actualisé une liste de questions/réponses sur le FEC (dernière version en date du 19 décembre 2014). Ce document indique notamment :

« Partie 6 sur les obligations comptables et de conservation par les contribuables

Q1 : si le contribuable tient sa comptabilité dématérialisée sous tableur, l’amende de 1 500 euros (désormais 5 000 euros) prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts est-elle applicable ?

Les entreprises peuvent continuer de tenir leur comptabilité avec un tableur, mais ce format n’est pas autorisé pour la constitution des fichiers des écritures comptables des exercices clos à compter du 1^er janvier 2013, pour lesquels les normes du « format standard », fixées aux VI à XIV de l’article A. 47 A-1 de Livre des procédures fiscales, doivent être respectées.

Le champ de l’amende de 1 500 euros prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts ne concerne aucunement les règles de tenue de la comptabilité mais la remise d’un fichier des écritures comptables non conforme aux normes de l’article A. 47 A-1 du LPF.

Les contribuables peuvent donc continuer à tenir leur comptabilité sous tableur. En revanche, si le fichier des écritures comptables présenté à l’Administration fiscale n’est pas conforme aux dispositions de l’article A. 47 A-1 du LPF, l’amende est applicable. ».

(Intégralité des questions/réponses disponibles au lien suivant : http://www.impots.gouv.fr/portal/deploiement/p1/fichedescriptive_6980/fichedescriptive_6980.pdf ).

Afin que le contribuable puisse vérifier que son FEC est conforme aux exigences de l’Administration, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) met à sa disposition un logiciel, nommé « Test Compta Demat ». Ce logiciel permet de tester le FEC et de contrôler la conformité de la structure du fichier du contribuable en lui indiquant notamment les points d’anomalies repérés. La notice et l’installation de ce logiciel sont accessibles sur le site : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec.

Remise d’une documentation par le contribuable à l’Administration

Le contribuable doit autoriser l’accès à la documentation concernant les analyses, la programmation et l’exécution des traitements du système informatisé, afin notamment de réaliser les tests nécessaires à la vérification des modalités d’enregistrement et de sauvegarde des écritures. Il doit donc mettre en place, conserver et présenter à l’Administration une documentation sur l’ensemble des systèmes d’information.

Cette documentation doit permettre à l’auditeur de connaître et de comprendre le système d’information mis en place au cours de la période concernée par le contrôle, y compris l’ensemble des modifications significatives. Cette documentation comprend toujours :

• la présentation générale de l’ensemble du système d’information ;
• la liste et la description des matériels et logiciels utilisés ;
• le plan d’archivage et la durée de conservation ;
• le descriptif des données et de leur structure.

Une documentation annexe doit être transmise si le logiciel utilisé a fait l’objet d’un paramétrage afin de l’adapter aux particularités de l’entreprise (logiciels de gestion dits intégrés, programmes d’interfaces,…).

Afin de pouvoir fournir cette documentation (logiciel standard ou logiciel spécifique), l’utilisateur doit se rapprocher de son éditeur pour l’obtenir et la conserver. Le contribuable doit aussi anticiper les moyens d’accès de l’Administration à l’ensemble des sources documentaires (attention aux conditions contractuelles avec le prestataire).

Cette documentation doit présenter précisément et explicitement les modalités de gestion des données et des fichiers mises en œuvre dans les programmes informatiques, qui ont des effets directs et indirects sur la composition des résultats comptables et fiscaux et des déclarations rendues obligatoires par le Code général des impôts.

Le contribuable peut présenter cette documentation sur support papier ou dématérialisé, s’il peut certifier sa pérennité et sa date précise, et permettre l’accès sans entrave à la totalité de son contenu sur la période vérifiée. Ce document doit être rédigé en français. Lorsqu’il est dans une autre langue courante en informatique (tel que l’anglais), la traduction en français doit pouvoir être fournie rapidement.