Freelance : Comment vous faire rembourser les avances de frais pour vos clients ?

Il est très fréquent qu’un freelance engage des frais pour le compte de ses clients. Par exemple, un graphiste achète une photo ou un consultant effectue un déplacement en train. Le remboursement peut se faire en frais ou en débours. Les conséquences ne sont pas les mêmes en matière comptable et de TVA. Voici les explications de nos experts-comptables.

Avance de frais pour vos clients : frais ou débours ?

Le remboursement des dépenses réalisées par un freelance peut s’effectuer de deux manières :

• Les débours sont les sommes engagées au nom et pour le compte de votre client. Cela implique donc un mandat préalable et explicite. Le freelance paie la facture mais elle est établie au nom du client. C’est donc lui qui récupère la TVA éventuelle et bénéficie des garanties postérieures à l’achat. Le freelance refacture alors les sommes à l’euro près, sans marge et sans TVA ;
• Les frais correspondent aux dépenses accessoires facturées aux clients (déplacements, restauration, hôtellerie, etc.). Ces frais sont facturés en même temps que les prestations du freelance et sont donc soumis à la TVA.

C’est donc surtout une différence de forme : les débours sont directement facturés au client mais avancés par le freelance tandis que les frais sont facturés et payés par le freelance.

Comment choisir entre frais et débours ? Facturer trop de frais peut gonfler artificiellement vos charges et vos produits et, par conséquent, faire baisser la rentabilité affichée. Pour optimiser la rentabilité, vous vous orienterez plutôt vers les débours.

En outre, n’hésitez pas à demander une avance sur frais ou débours à vos clients. Dans le cadre de missions longues ou de dépenses importantes, c’est nécessaire pour maintenir une trésorerie saine.

Les débours : quel formalisme ?

La refacturation de débours demande le respect d’un formalisme particulier.

Ainsi, un débours doit :

• Être engagé au nom et pour le compte du mandant en vertu d’un mandat préalable et explicite (et non pas présumé), ce qui exclut toute opération réalisée à la propre initiative de l’intermédiaire ;
• Donner lieu à une reddition de comptes précise à joindre à la facturation ;
• Être justifié dans sa nature ou son montant exact ;
• Être porté en comptabilité dans des comptes de passage. Il est donc important de préciser à votre expert-comptable les factures constitutives de débours.

Freelance en micro-entreprise, quelle solution ?

En micro-entreprise, vous pouvez exercer en franchise de TVA jusqu’à un chiffre d’affaires de :

• 34 400 euros pour les prestations de service et les activités libérales,
• 85 800 euros pour les ventes de marchandises.

Vos clients assujettis ne peuvent alors pas récupérer la TVA sur les frais engagés.

En outre, en tant qu’auto-entrepreneur, vous réglez vos cotisations sociales sur la totalité du chiffre d’affaires encaissé.

Il est donc préférable de privilégier les débours à la refacturation ou de demander à votre client d’acheter lui-même les produits ou services dont vous avez besoin pour exercer votre mission

Quel que soit le statut de votre entreprise en freelance, nos experts-comptables vous accompagnent pour répondre à vos questions et optimiser votre activité.