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L’Administration fiscale renforce ses moyens de contrôle

L’administration fiscale a considérablement renforcé en 2014 ses moyens de contrôle sur les entreprises. Elle a précisé en premier lieu les obligations qui pèsent sur les éditeurs de logiciels, ce qui va lui permettre de détecter plus facilement les systèmes de facturation ou de caisse à caractère frauduleux. Elle a ensuite complété ses moyens de vérification sur l’ensemble de la comptabilité en imposant lors des contrôles fiscaux la transmission d’un Fichier des Ecritures Comptables (FEC).

Le FEC introduit donc une nouveauté très importante : la possibilité pour l’Administration de réaliser une analyse exhaustive et automatique des écritures comptables et de s’assurer qu’elles correspondent bien aux déclarations fiscales déposées par les entreprises.

Les entreprises concernées

Le texte ne vise que les entreprises ayant une comptabilité informatisée. Mais l’Administration fiscale considère qu’une comptabilité est dite « informatisée » dès lors qu’elle est tenue, même partiellement, sur un logiciel de bureautique.

De plus, toutes les entreprises ont maintenant l’obligation de télétransmettre via Internet leurs déclarations fiscales.

Le texte vise donc en réalité toutes les entreprises (hors régime micro et autoentrepreneurs).

Utilisation de tableurs ou traitements de texte

D’après l’Administration fiscale, une comptabilité informatisée régulière et probante doit interdire toute possibilité de modification ou suppression des écritures comptables. En cas de non-respect de cette règle, la comptabilité peut être globalement rejetée, autorisant l’Administration à fixer elle-même le résultat imposable.

Les tableurs et traitements de texte sont encore utilisés couramment pour tenir une caisse ou pour éditer des factures. Mais ils ne figent pas de manière définitive les montants, les numérotations ou les dates saisies. Leur souplesse d’utilisation et l’absence de véritable base de données permettent toutes les modifications possibles après édition.

L’utilisation de tableurs ou de traitements de texte doit donc être restreinte aux seules simulations de calcul ou de présentation. Ils ne peuvent plus être intégrés directement dans un traitement comptable.

Les factures manuscrites sur un support pré-imprimé, relié et numéroté, ainsi que les brouillards de caisse manuscrits peuvent continuer à être utilisés.

Mais le plus simple, le plus fiable et le plus productif est d’utiliser les brouillards de caisse et les logiciels de devis et facturation intégrés ou chaînés aux logiciels de comptabilité.

Transmission, format

En l’état des textes actuels, le FEC ne doit être transmis que lors de contrôles fiscaux et avant le début des opérations d’analyse. Mais on peut raisonnablement envisager qu’il puisse être exigé à l’avenir en cas de demande de remboursement de TVA (voire plus régulièrement encore).

Le format de ce fichier a été défini de manière très précise afin de faciliter la productivité des contrôles et l’analyse automatique de la cohérence de l’ensemble de la comptabilité.

Sanctions

Faute de pouvoir fournir un FEC conforme aux exigences de l’Administration dans les délais requis, l’entreprise encourt une amende de 5 000 € minimum par exercice comptable et la possibilité pour l’Administration de rejeter l’ensemble de la comptabilité.

L’utilisation de logiciels de bureautique est désormais proscrite dans le domaine de la comptabilité/ fiscalité. Le renforcement récent des moyens de contrôle de l’Administration fiscale rend pratiquement obligatoire l’utilisation de logiciels de gestion et comptabilité intégrés ou chaînés. L’utilisation de Compta.com avec les devis, facturation et caisse en ligne est non seulement sécurisée, conforme aux nouvelles normes mais elle est très productive et gratuite pour les clients du cabinet.