L’employeur doit démontrer que le salarié a pu prendre ses congés payés

L’employeur veille au respect des droits des salariés. Parmi les droits fondamentaux figure la prise des congés payés du salarié. Chaque employé bénéficie de 5 semaines de congés payés par an, et l’entreprise doit s’assurer chaque année que tous les salariés posent leurs congés. En cas de litige, c’est à l’employeur de prouver qu’il a mis tous les moyens en place pour que le salarié prenne ses congés payés. Or, ce n’est pas si simple en pratique.

Les obligations de l’employeur en matière de congés payés 

Le salarié cumule 2,5 jours de congés par mois de travail effectif, soit 25 jours ouvrables par an ou 5 semaines. La période de référence d’acquisition des congés payés s’étend du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 dans le secteur privé et les congés payés accumulés doivent être pris avant le 1er juin de l’année N+2.  

Les accords collectifs ou d’entreprise peuvent prévoir des congés supplémentaires. Il existe également des règles sur le report des congés payés.  

L’employeur a l’obligation de respecter ce droit à congés, énoncé par l’article L 3141-1 du Code du travail. Il doit donc s’assurer que les salariés posent bien tous leurs jours acquis. L’entreprise ne peut d’ailleurs pas verser une indemnité compensatrice en lieu et place des jours de congés, sauf en cas de départ du salarié.  

Dans la vie de l’entreprise, il n’est pas toujours simple de poser tous ses congés payés, entre l’organisation du travail et les périodes de vacances scolaires.  

En tout état de cause, lors d’un litige, c’est à l’employeur de prouver qu’il a fait son possible pour que ses salariés puissent poser leurs congés payés.

La charge de la preuve repose sur l’employeur 

La Cour de cassation s’est récemment intéressée aux congés payés dans une entreprise. Un salarié avait saisi la justice pour obtenir le paiement de 13 jours de congés payés qu’il n’avait pu prendre, dans le cadre de la résiliation judiciaire de son contrat de travail.  

La cour d’appel ne fait pas droit à cette demande. En effet, elle estime que le demandeur n’apportait la preuve ni du non-paiement des jours par l’entreprise, ni de l’impossibilité de prendre les congés payés.  

La Cour de cassation censure la décision dans un arrêt du 9 avril 2025 : ce n’est pas au salarié de prouver qu’il n’a pu prendre ses congés payés avant la fin de son contrat de travail. La charge de la preuve incombe à l’employeur. Ce dernier doit s’assurer que tous les salariés bénéficient de leurs congés payés. En cas de litige, l’employeur doit prouver qu’il a tout mis en œuvre pour respecter son obligation.  

En pratique, l’entreprise informera l’ensemble des salariés des dates de prise des congés, ainsi que du planning de départ en vacances. Faites le point sur les règles en vigueur dans votre entreprise avec votre expert-comptable !