Association : comment enregistrer un abandon de frais de vos bénévoles ?

Les associations vivent grâce au travail et au dévouement de leurs bénévoles. Ainsi, plus d’un Français sur 3 est bénévole au sein d’une association. Dans le cadre de leur activité, les bénévoles peuvent engager des frais, qui sont remboursables par l’association. Le bénévole peut aussi décider de réaliser un abandon de frais au profit de l’association. Il bénéficie ainsi de la réduction d’impôt pour don.

Comment procéder à un abandon de frais au profit d’une association ?

Par principe, les associations remboursent les frais engagés par un bénévole en lien avec l’objet associatif. Par exemple, ce seront des billets de train, des factures d’achats de fournitures ou de biens pour le compte de l’association, etc. Les frais doivent correspondre à la mission du bénévole et à l’objet de l’association.

Zoom sur le cas fréquent de l’utilisation du véhicule personnel du bénévole pour l’activité de l’association : les frais s’évaluent selon le barème d’indemnités kilométriques établi par l’Administration Fiscale. Depuis le 1^er janvier 2022, il n’existe plus de barème spécifique pour les associations. Les bénévoles utilisent le barème destiné aux salariés.

Un bénévole peut renoncer au remboursement des frais qu’il a payés avec ses propres deniers. Un tel abandon de frais devient alors un don réalisé au profit de l’association. Comme tout autre don, il est susceptible d’ouvrir droit à une réduction d’impôt sur le revenu (IR) ou d’impôt sur la fortune immobilière (IFI).

Les conditions de la réduction d’impôt pour le bénévole

Renoncer au remboursement s’analyse comme un don. Pour ouvrir droit à une réduction d’impôt prévue aux articles 200 du CGI (Code général des impôts) et 978 du CGI, il doit remplir les mêmes conditions qu’un don en numéraire :

• L’abandon de frais doit se réaliser au profit d’une association d’intérêt général. Elle peut œuvrer dans le secteur éducatif, social, humanitaire, concourir à la défense de l’environnement, à la mise en valeur du patrimoine artistique ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises;
• Le don s’effectue sans contrepartie pour le bénévole (sauf contrepartie symbolique ou de faible valeur).

Pour formaliser l’abandon de frais ou ouvrir droit à une réduction d’impôt, un certain formalisme est requis. Le bénévole inscrit sur sa note de frais une mention explicite telle que “Je, soussigné prénom nom, certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don”.

L’association doit les enregistrer dans sa comptabilité. En outre, elle conserve tous les justificatifs de frais ainsi que la déclaration d’abandon. La note de frais doit préciser l’objet précis de la dépense.

L’association délivre un reçu fiscal aux bénévoles selon le modèle 2041-RD (cerfa n°11580*05). Chaque bénévole indique le montant des frais non remboursés dans la case “dons” adéquate de sa déclaration d’impôt.