Assemblée Générale association : les 4 questions clés

La loi du 1^er juillet 1901 laisse une grande liberté d’organisation aux associations. L’Assemblée Générale d’une association réunit les membres et reste l’organe souverain. Ses missions concernent notamment l’organisation, l’approbation des comptes et les règles de fonctionnement.

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale d’association ?

Une association fonctionne en général avec deux organes principaux :

• Un Conseil d’Administration (CA) composé au minimum d’un Président, d’un trésorier (éventuellement d’un secrétaire). Le CA assure la gestion courante de l’association et établit les comptes annuels. Les statuts de l’association prévoient les modalités de réunion, de convocation et d’organisation du CA.
• Une Assemblée Générale des membres (AG) valide les décisions importantes pour la vie de l’association. La définition du membre, le quorum éventuel et les modalités de réunion et de majorité sont également définies dans les statuts de l’association.

Ainsi, l’Assemblée Générale d’association est un des organes de décision essentiels. Toutefois, la loi de 1901 n’oblige pas à la tenue d’une Assemblée Générale annuelle. Seuls les statuts peuvent rendre cette réunion obligatoire.

L’Assemblée Générale annuelle remplit plusieurs missions :

• approbation des comptes annuels de l’association ;
• affectation du résultat (pas de distribution de résultats dans les associations)  ;
• vote sur les autres points mis à l’ordre du jour ;
• suivi des mandats (membres à renouveler, membres démissionnaires, nomination ou renouvellement d’un Commissaire aux Comptes, etc.).

Comment préparer une Assemblée Générale d’association en pratique ?

Les statuts de l’association déterminent librement les modalités de fonctionnement de l’AG. Le Conseil d’Administration s’y réfère pour préparer correctement l’Assemblée Générale.

La convocation

La convocation à l’Assemblée Générale comporte tous les éléments nécessaires aux membres, notamment :

• la date et le lieu de la réunion ;
• l’ordre du jour ;
• les modalités de tenue de l’AG (en présentiel et/ou en visioconférence, sur consultation écrite, toujours dans le respect de la rédaction des statuts) ;
• le nom de l’association, le nom de l’auteur de la convocation, etc.

Le délai pour tenir une Assemblée Générale Ordinaire Annuelle

Les statuts peuvent prévoir la tenue d’une Assemblée Générale ordinaire annuelle, notamment pour valider les comptes de l’association. En l’absence de mention dans les statuts, aucune règle juridique ne s’impose concernant le délai.

Les associations avec une activité économique et une certaine taille ont l’obligation de soumettre les comptes à l’approbation de l’AG dans les 6 mois de la clôture de l’exercice.

Les modalités de vote en Assemblée Générale d’association

Les statuts prévoient la qualité de membre, le droit de vote de chaque membre, le quorum éventuellement requis, les conditions de majorité.

Par exemple, les statuts indiquent si le vote a lieu à bulletin secret ou à main levée. De la même manière, ils précisent quelles décisions se prennent à la majorité relative, à la majorité absolue ou à l’unanimité.

Un commissaire aux comptes ?

Certaines associations ont l’obligation de  nommer un commissaire aux comptes (CAC) :

• association recevant plus de 153 000 euros de subventions publiques ;
• association bénéficiant de dons dont le montant annuel dépasse 153 000 euros ;
• association émettant des obligations ;
• association dépassant 2 des 3 critères suivants : 50 salariés, chiffre d’affaires de 3 100 000 euros et total de bilan de 1 550 000 euros.

Rappelons que les associations qui reçoivent plus de 153 000 euros de subventions publiques ou plus de 153 000 euros de dons ont également l’obligation de publier leurs comptes annuels, dans le journal officiel et au plus tard dans les 3 mois à compter de leur approbation par l’assemblée générale.

Quels sont les documents nécessaires à une Assemblée Générale d’association ?

Les membres de l’association votent des résolutions  sur la base des éléments remis et  présentés par le Conseil d’Administration.

Un rapport de gestion

Ce document complète les informations chiffrées des comptes, même si aucun contenu n’est défini par la loi. En général, on raisonne par analogie avec le rapport de gestion attendu pour une société.

Ainsi, le rapport de gestion  décrit la situation de l’association depuis la dernière Assemblée Générale et son évolution prévisible, les événements importants survenus depuis la clôture de l’exercice, les financements obtenus, etc.

Certaines associations ont l’obligation de présenter un rapport de gestion en raison de leur activité économique, du recours volontaire ou légal à un CAC, de leur reconnaissance d’utilité publique, du niveau des subventions publiques perçues, etc. Même lorsque ce n’est pas obligatoire, le rapport de gestion reste une pratique intéressante pour informer les membres de l’association.

Un rapport moral et financier doit  compléter le rapport de gestion. Il détaille les activités de l’association, les orientations souhaitées et les changements importants dans la gestion financière de l’association.

Les autres documents

Un rapport spécial du secteur sanitaire et social décrit l’activité et le fonctionnement des établissements gérés par l’association. Seules certaines associations sont concernées par ce rapport spécifique.

Il doit apporter des explications (évolution des tarifications, recrutement, , investissements, politique salariale, etc.) et présenter des mesures correctives en cas de déficit.

Les associations recevant plus de 153 000 euros de subventions ou plus de 153 000 euros de dons et celles avec une activité économique ont l’obligation d’émettre un rapport sur les conventions réglementées. Ce rapport vise tout contrat conclu entre l’association et un administrateur ou un mandataire social, directement ou indirectement. En particulier, si le contrat concerne une personne morale dont un associé (disposant de plus de 10 % des droits de vote), un associé indéfiniment responsable ou un dirigeant, est simultanément dirigeant de l’association.

Comment organiser une Assemblée Générale d’association ?

L’anticipation et une bonne préparation sont nécessaires. Il est indispensable de se référer aux statuts de l’association dont la loi de 1901 laisse la liberté d’organiser les AG.

Par exemple, le Président de l’association vérifie quels membres doivent être convoqués : tous les adhérents ou seulement certaines catégories de membres ? Puis il adresse la convocation dans un délai raisonnable (souvent 15 jours avant l’Assemblée ). Il adresse tous les documents nécessaires en pièces jointes de la convocation. Ne pas oublier de convoquer également le CAC si l’association en est dotée.

Le jour de l’Assemblée Générale, prévoir des personnes pour faire signer la feuille de présence aux membres présents et vérifier les pouvoirs des membres représentés. Cela permet de constater si le quorum prévu est atteint ou non.

Après nomination du Président de séance, du secrétaire et des scrutateurs éventuels, le déroulé de l’ordre du jour s’effectue. Le secrétaire de séance assure la rédaction du procès-verbal de l’Assemblée Générale de l’association, qui sera ensuite signé par le Président et les scrutateurs.

Nos experts-comptables accompagnent les associations dans leurs obligations comptables, juridiques et sociales.