Association : comment gérer les frais de vos bénévoles ?

Au sein d’une association, les bénévoles peuvent effectuer des dépenses dans le cadre de leurs activités. Comment gérer les frais de vos bénévoles ? Il existe deux méthodes : le remboursement des frais et l’abandon au titre d’un don à l’association.

Remboursement des frais des bénévoles

Tout bénévole a droit au remboursement des dépenses réalisées dans le cadre de ses activités associatives. Les organes de direction de l’association prévoient les modalités de remboursement des frais.

Plusieurs conditions se cumulent pour ouvrir un droit à remboursement :

• Les dépenses sont engagées personnellement et réellement dans le cadre de la mission du bénévole en lien avec l’objet de l’association;
• Les dépenses sont justifiées par tout document (factures, notes de restauration ou d’hôtel, billets de train) pour leur montant réel. Une note de frais est réalisée avec les dates, lieux et objets des dépenses.

Petite précision pour le remboursement des frais de véhicule : le bénévole peut utiliser son véhicule pour exercer sa mission et effectuer des déplacements au profit de l’association. L’association peut alors procéder au remboursement des frais sur une base forfaitaire selon le barème d’indemnités kilométriques. Ce barème est fixé par l’administration fiscale chaque année par type de véhicule.

Pour les autres dépenses, un remboursement forfaitaire présente un risque de requalification. En effet, l’URSSAF peut assimiler ce remboursement forfaitaire à un salaire, d’autant plus s’il existe un risque de subordination entre le bénévole et l’association.

Abandon des frais engagés par des bénévoles

Le bénévole peut renoncer au remboursement des frais. Cela constitue alors un don au profit de l’association qui ouvre droit à une réduction d’impôt sur le revenu.

Concrètement, le bénévole rédige sa note de frais comme pour un remboursement. Mais il ajoute une mention certifiant qu’il renonce au remboursement et effectue un don au profit de l’association. Cette dernière émet alors un reçu fiscal comme pour tout autre don. Attention, la réduction d’impôt n’est possible que pour certaines associations (reconnues d’utilité publique, d’intérêt général ayant notamment un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, etc.).

Du côté de l’association, les dépenses doivent figurer dans la comptabilité de l’association, avec les justificatifs adéquats. Elle constate alors l’abandon de créance et coche la case “autre” relative à la nature du don, dans le reçu fiscal remis au bénévole.