Embaucher son premier salarié – Formalités et conseils

La création ou la reprise d’un salon de coiffure est une décision fondamentale dans la vie de tout candidat à l’installation. Car c’est souvent quitter un statut de salarié, donc de dépendance, pour celui de travailleur indépendant.

L’embauche du 1er salarié est une autre étape très importante dans la vie d’un chef d’entreprise. C’est en effet une nouvelle « marche » après celle de l’installation avec une prise de responsabilité supplémentaire. Cette étape est souvent partiellement franchie par l’emploi d’un apprenti. Le contrat d’apprentissage est encadré de manière très rigide, mais la véritable « marche » est celle de l’embauche d’un salarié.

De très nombreuses questions se posent :

I. – Le recrutement et le choix du candidat

Le chef d’entreprise est libre de choisir entre les différents modes de recrutements qui s’offrent à lui.

Le contenu d’une annonce est réglementé afin d’empêcher toute forme de discrimination. Ne pas faire mention d’une limite d’age et utiliser le signe « H/F » si vous n’employez pas les qualifications au masculin et au féminin.

Attention à toutes les mentions engagent l’employeur, notamment celles concernant la rémunération.

Le principe de non-discrimination s’applique également lors du recrutement il faut faire très attention aux critères de sélection. La HALDE (Haute Autorité de Lutte contre les Discriminations et pour l’Egalité) veille à la non sélection sur des critères d’apparence, de sexe, de religion ou sur l’origine ethnique.
Le choix du candidat doit se faire sur des critères objectifs et souvent lors d’un essai. Cet essai professionnel ne peut pas dépasser une journée et doit être indemnisé forfaitairement pour le déplacement sur une base de sept fois le taux horaire minimum garanti du poste à pourvoir.

Lorsque le candidat a été sélectionné, il convient alors de lui formuler soit une promesse d’embauche, soit de lui faire signer un contrat de travail.

II. – Le choix du type de contrat de travail

A – Le Contrat de travail à Durée Indéterminée (CDI)

Dans le cadre d’un développement du salon, le salarié doit être, en principe, recruté sous contrat de travail à durée indéterminée (CDI) à temps plein ou à temps partiel. Ce contrat est obligatoirement écrit conformément à la convention collective.
Il est souhaitable de prévoir une période d’essai d’un mois renouvelable car durant cette période, le contrat peut être rompu à tout moment, sans préavis ni indemnité.
Après cette période le CDI ne peut être rompu par l’employeur qu’en cas de licenciement justifié pour un motif personnel ou pour un motif économique.

B – Le Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD)

Si les perspectives de développement du salon ne sont pas certaines, il est envisageable de faire signer un contrat à durée déterminée (CDD).
En effet le CDD doit être utilisé dans des cas limités :

1. Accroissement temporaire de l’activité
2. Remplacement en cas d’absence d’un salarié
3. Emploi à caractère saisonnier

La tentation peut être également forte d’embaucher avec un CDD afin de juger des qualités du salarié recruté, Mais attention la période d’essai prévue dans un CDD est souvent insuffisante pour juger des qualités réelles. Et il faut savoir qu’après la période d’essai on ne peut pas mettre un terme à ce contrat avant la date prévue.
Ainsi, lorsque le CDD est conclu pour une période de 6 mois, sauf faute grave ou lourde ou en cas de force majeure, on ne pourra pas mettre un terme à ce contrat de façon anticipée, sauf à verser l’intégralité des salaires restant dus sur la période restante. Mais le salarié peut démissionner pendant la période prévue au contrat, s’il a trouvé un CDI dans un autre salon.

Le CDD peut être renouvelé, mais il existe des conditions strictes à ce renouvellement.

III. – Les formalités obligatoires liées à l’embauche

Après avoir trouvé le candidat, lui avoir fait signer un contrat de travail ou une promesse d’embauche, il convient de procéder à sa déclaration auprès des organismes compétents.

A – La Déclaration Unique à l’Embauche (DUE)

L’ensemble des déclarations obligatoires est maintenant centralisé sous un formulaire unique : la Déclaration Unique d’Embauche.

Elle est disponible auprès de l’URSSAF où cette déclaration, obligatoire, doit être effectuée.
Vous pouvez souscrire cette déclaration par Internet, sur le site http://www.due.fr ou http://www.due.urssaf.fr
L’envoi peut s’effectuer également par courrier ou par fax.
Vous devez également remettre au salarié un document reproduisant les informations de la DUE.

C – Affiliation du salarié à la Caisse de retraite complémentaire et à la prévoyance

Il est nécessaire de s’inscrire auprès des caisses suivantes en matière de retraite et de prévoyance :

• Pour la retraite : IRPC
• Pour la prévoyance : INPCA
• Pour la Mutuelle : MNM

Une adresse : 170 boulevard de la Villette – 75918 Paris Cedex 19
Un numéro de téléphone : 01 56 41 73 77

D – Remise du Bordereau individuel d’accès à la formation

Cette formalité ne concerne que les salariés sous contrat à durée déterminée (CDD).
Le bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF) est remis au salarié avec son contrat de travail. Ce document est disponible auprès des organismes paritaires collecteurs du 1 %.

E – Le registre unique du personnel

Vous devez tenir à jour un registre du personnel.
Ce registre mentionne, les salariés dans l’ordre d’embauchage.
Ce registre doit être rempli de façon indélébile (en utilisant par exemple un stylo à bille), et doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date du départ des salariés.
Les informations contenues dans ce registre sont les suivantes :

• Ordre d’embauchage
• Noms et prénoms du salarié
• Nationalité du salarié
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi
• Qualification
• Date d’entrée
• Date de sortie (ajoutée au jour du départ du salarié)

F – Visite médicale d’embauche

Tout salarié doit obligatoirement faire l’objet d’un examen médical avant son embauche, ou, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai.

Les coordonnées du service de santé au travail compétent géographiquement sont disponibles auprès de la Direction départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP).
Dans certains cas toutefois, la visite doit avoir obligatoirement lieu avant l’embauche lorsqu’elle concerne notamment une personne handicapée, une femme enceinte, une mère d’un enfant de moins de 2 ans, un travailleur de moins de 18 ans, ou lorsqu’elle concerne un salarié affecté à certains travaux comportant des exigences ou des risques particuliers.

Les coordonnées du service de santé au travail géographiquement compétent sont disponibles auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP).

I – Affichage Obligatoire

• Horaires de travail :
• La période et l’ordre des départs en congés payés ;
• Le repos hebdomadaire :
• Avis de l’existence de la convention collective de la coiffure :
• Dispositions sur l’égalité professionnelle hommes et femmes :
• Dispositions sur l’égalité de rémunération entre hommes et femmes :
• Coordonnées des administrations :
  1. L’adresse, le téléphone de l’inspection du travail et le nom de l’inspecteur du travail ;
  2. L’adresse, le téléphone de la médecine du travail et le nom du médecin ;
  3. Le N° téléphone : des services de secours d’urgence et de la HALDE
• L’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise ;
• Les consignes en cas d’incendie et les plans d’évacuation.

J – EMBAUCHE PAR CONTRAT À DURÉE DÉTERMINÉE

L’employeur doit remettre au salarié, en même temps que le contrat de travail, le bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF), afin de l’informer de ses droits à congé-formation.

K – EMBAUCHE D’UN TRAVAILLEUR ETRANGER

L’employeur doit s’assurer que l’étranger détient un titre de séjour en cours de validité l’autorisant à exercer une activité professionnelle

CONCLUSION

L’embauche du 1er salarié est une étape difficile mais nécessaire dans le cadre du développement du salon.
La complexité du droit du travail et l’application de la convention collective excluent toute improvisation mais ne doivent pas avoir d’effet bloquant.
Il est préférable pour franchir cette étape de faire appel à un professionnel (expert comptable ou avocat) qui aidera à la rédaction du 1er contrat et à remplir les formalités.