Obligations comptables et fiscales des associations : le guide pratique

La comptabilité est rarement au cœur des préoccupations des dirigeants d’une association. Pourtant, les obligations comptables et fiscales des associations sont légales. En s’y tenant, les dirigeants pilotent l’activité en toute transparence. Tenir la comptabilité d’une association est relativement simple désormais avec des solutions de comptabilité en ligne.

Quelles associations doivent remplir des obligations comptables et fiscales ?

La loi du 1^er juillet 1901 impose peu d’obligations en matière comptable. Toutefois, la comptabilité devient obligatoire dès qu’une association :

• exerce une activité économique ;
• emploie un salarié ;
• obtient une subvention.

Dans tous les cas, c’est la bonne façon d’assurer une gestion sérieuse et d’en communiquer les résultats auprès de ses adhérents lors de l’assemblée générale annuelle.

Les dirigeants peuvent tenir eux-mêmes une comptabilité, avec des outils en ligne ou avec l’assistance d’un expert-comptable dédié aux associations.

Des obligations comptables pour certaines associations

Certaines associations doivent respecter la règlementation  comptable propre aux associations pour la tenue de leur comptabilité. Il s’agit notamment des :

• associations bénéficiant d’aides publiques ou de dons dont le montant dépasse 153 000 € ;
• associations financées à plus de 50 % par les collectivités territoriales ;
• associations ayant une activité économique et atteignant 2 des 3 seuils suivants :
  • un effectif supérieur à 50 salariés,
  • un chiffre d’affaires supérieur à 3,1 M€,
  • un total bilan supérieur à 1,55 M€ ;
• associations reconnues d’utilité publique.

Ces associations doivent tenir des livres comptables, notamment le grand livre et le livre-journal. Ces documents répertorient tous les flux comptables par ordre chronologique.

En fin d’exercice, ils permettent d’établir les comptes annuels avec le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Des comptes annuels facultatifs pour les autres associations

Les autres associations, non soumises à l’obligation de produire des documents comptables, peuvent décider de le faire par souci de transparence. En outre, cela permet de mieux piloter l’activité de l’association.

C’est une décision qui peut figurer dans les statuts ou faire l’objet d’une décision de l’assemblée générale.

Ainsi, les associations de petite taille peuvent tenir une comptabilité de trésorerie, sauf mention contraire dans les statuts. Cela impose malgré tout de :

• tenir le journal des recettes et dépenses ;
• facturer les ventes de produits ou de services ;
• conserver tous les justificatifs (reçus de cotisation, factures, etc.) ;
• effectuer le rapprochement bancaire régulièrement pour déceler le moindre écart ;
• réaliser un inventaire annuel.

En l’absence de production de comptes annuels, une association fera état à ses adhérents de l’état récapitulatif annuel des recettes et dépenses.

Quelles sont les obligations comptables et fiscales des associations ?

Comptabilité d’engagement ou comptabilité de trésorerie ?

Quel que soit le choix, la comptabilité doit faire preuve de régularité, de sincérité, de prudence et refléter une image fidèle des opérations de l’exercice.

Il existe deux méthodes en comptabilité :

• la comptabilité de trésorerie (ou comptabilité en partie simple) ;
• la comptabilité d’engagement (ou comptabilité en partie double).

La comptabilité de trésorerie reflète les flux financiers réels, tels qu’ils apparaissent sur le relevé bancaire de l’association. Ainsi, elle enregistre les charges au moment de leur paiement et les recettes au moment de leur encaissement. Méthode simple et accessible, la comptabilité de trésorerie ne permet pas toujours de bien refléter les engagements et l’évolution de l’association.

La comptabilité d’engagement intègre les factures dès leur réception ou leur émission, puis elle enregistre leur encaissement ou leur décaissement . Ainsi, tous les engagements de l’association apparaissent en comptabilité sous la forme de créances ou de dettes. C’est une comptabilité plus complexe mais aussi plus proche de la situation financière réelle d’un organisme.

Les comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe

Le bilan est une « photographie » du  patrimoine de l’association à l’instant « t » :

• son actif représente ce qu’elle possède et comment elle emploie ses ressources ;
• son passif représente les ressources et les dettes de l’association.

Il prend en compte les flux « financiers »

Le compte de résultat est un document récapitulant  les charges et les produits d’un exercice comptable. La différence entre les deux correspond au résultat de l’exercice qui peut faire apparaître un excédent ou un déficit.

Il prend en compte les flux « économiques »

Le compte-rendu financier

Les associations qui reçoivent des subventions publiques doivent produire un compte-rendu financier annuel en deux parties :

• un tableau des charges et des produits, comparé au budget prévisionnel ;
• une annexe explicative (écart entre prévisionnel et réalisé, raison des choix opérés dans la répartition des charges indirectes, etc.).

L’objectif du compte-rendu financier est d’attester d’un emploi adéquat des fonds reçus.

Le contrôle des comptes

Certaines associations ont l’obligation de nommer un Commissaire aux comptes (CAC) pour certifier leurs comptes. Il s’agit d’un audit légal réalisé par un Commissaire aux comptes .

En parallèle, d’autres associations décident souvent de faire appel à un expert-comptable pour garantir la régularité de leurs comptes et leur permettre de remplir leurs obligations. La transparence rassure les adhérents, les partenaires et les financeurs privés comme publics. Il s’agit alors d’une mission contractuelle.

L’approbation des comptes de l’association

Chaque année, l’assemblée générale approuve les comptes de l’exercice, que ce soit par obligation légale ou statutaire.

Comment gérer les obligations comptables et fiscales des associations ?

Lors de la création d’une petite association, de nombreux dirigeants débutent la tenue de leur  comptabilité avec un simple cahier ou un tableur. Le trésorier de l’association se rend alors vite compte de la perte de temps avec cette méthode et de son manque de fiabilité.

Les logiciels de comptabilité pour association diminuent le risque d’erreurs en automatisant les opérations. Vérifiez la pertinence de l’outil avec les besoins de votre association : connaissance comptable initiale du trésorier, possibilité de travailler depuis tout support, simplicité d’utilisation, formation et support client, etc.

Notre réseau d’experts-comptables propose en complément un suivi des opérations. C’est le meilleur moyen de rassurer pleinement le trésorier, les dirigeants et les adhérents.

En outre, cela permet de profiter de conseils comptables, fiscaux ou juridiques personnalisés. C’est l’assurance de remplir toutes les obligations comptables et fiscales des associations, sans stress  ni erreur.

L’accompagnement d’un expert-comptable est tout aussi judicieux pour présenter un dossier de demande de subventions publiques. Il établit le budget prévisionnel, présente les documents financiers, alerte dès les premières difficultés de trésorerie. Un expert-comptable intervient auprès de votre association, au moment opportun, en parallèle de notre solution de comptabilité en ligne.