Remboursement des frais dans une association : comment éviter la remise en cause de la gestion désintéressée ?

Le remboursement des frais engagés par les bénévoles dans le cadre d’une activité associative est strictement encadré 

Dans une association, les frais engagés par les bénévoles peuvent être pris en charge sous certaines conditions.  

Ces frais, engagés pour les besoins de l’activité de l’association, doivent correspondre à des dépenses personnellement et réellement engagées. De plus, pour être éligibles au titre des remboursements de frais, ils doivent avoir un lien direct avec l’objet de l’association.  

Toute imprécision dans leur traitement peut entraîner la perte du caractère désintéressé de la gestion. L’association devient alors soumise aux impôts commerciaux. 

Quels frais engagés par les bénévoles peuvent être remboursés ?

Les associations peuvent rembourser à leurs membres divers frais liés à leur engagement : 

• Billets de train, factures d’hôtel ou de restaurant, ticket de péage… ;
• Utilisation d’un véhicule personnel ;
• Fournitures achetées pour les activités de l’association. 

Ces remboursements doivent être justifiés par des documents probants. Ainsi, un simple tableau récapitulatif reste insuffisant.  

L’administration fiscale peut requalifier en avantages en nature ou en rémunérations occultes les remboursements de frais non justifiés. Elle peut le faire en l’absence de billets de train, de factures, de notes de restaurant, tickets de péage ou de carburant. 

Le remboursement forfaitaire des frais kilométriques : prudence nécessaire 

Un bénévole peut utiliser son véhicule personnel. Dans ce cas, l’organisme peut évaluer les frais de déplacement selon le barème des indemnités kilométriques fixé par l’administration fiscale. 

Toutefois, le recours à ce barème n’exonère pas l’association de son obligation de vérification.  

En effet, le bénévole doit apporter la preuve : 

• De la réalité et du nombre de kilomètres parcourus ;
• Du lien entre les trajets et les missions de l’association ;
• De l’utilisation effective de son véhicule personnel.  

Sans cela, les remboursements peuvent être requalifiés en avantages en nature et les conséquences s’avèrent lourdes pour l’association. 

Jurisprudence récente : les risques d’un remboursement mal justifié 

Dans un arrêt du 19 mars 2025 (n° 23PA03767), la Cour administrative d’appel de Paris a confirmé la décision de l’administration fiscale à l’égard d’un club de football. 

L’association avait versé à un bénévole des sommes à titre de remboursement forfaitaire de frais de déplacement. Les justificatifs se limitaient à des tableaux listant les trajets, les dates et le nombre de kilomètres parcourus. Aucune autre pièce justificative n’était fournie. Les preuves présentées n’ont pas suffi à convaincre les juges de la légitimité des demandes de remboursement.  

Les sommes remboursées ont donc été qualifiées d’avantages en nature et considérées comme une forme de rémunérations occultes.

Quelles conséquences pour l’association et le bénévole ? 

En l’absence de justificatifs fiables, les sommes remboursées peuvent remettre en cause le caractère de gestion désintéressée de l’association.  

Elle peut alors perdre les exonérations fiscales dont elle bénéficiait et se voir assujettie aux impôts commerciaux. 

De son côté, le bénévole concerné peut être imposé au titre de l’impôt sur le revenu. De fait, les remboursements sont alors requalifiés en revenus de capitaux mobiliers. Le bénévole encourt également le paiement des contributions sociales sur ces montants.

Comment renoncer au remboursement et bénéficier d’une réduction fiscale ? 

Un bénévole peut également choisir de renoncer au remboursement de ses frais. Dès lors, il peut, sous conditions, déduire le montant des frais engagés sous la forme d’une réduction d’impôt. Il s’agit alors d’un don à l’association. 

Pour cela, l’association doit : 

• Disposer de pièces justificatives complètes ;
• Émettre un reçu fiscal pour don. 

La déduction est possible uniquement si les dépenses ont été effectuées dans le cadre d’une mission bénévole engagée dans le cadre de l’objet social de l’association. Dans ce cas, l’abandon de remboursement des frais doit être formalisée par écrit, le bénévole doit expressément renoncer au remboursement de ses frais.

Associations : la nécessaire mise en œuvre d’un contrôle interne rigoureux 

Pour garantir la sécurité fiscale d’une association, il est crucial d’adopter une politique de remboursement claire et conforme : 

• Collecte systématique des justificatifs originaux ;
• Validation formelle de l’engagement des dépenses ;
• Archivage rigoureux ;
• Formation des trésoriers et dirigeants. 

Ces bonnes pratiques s’imposent d’autant plus aux associations sportives, plus sujettes aux déplacements fréquents. 

Nos experts-comptables spécialistes dans le domaine des associations peuvent vous apporter leurs conseils pour la mise en place de procédures sécurisantes pour les présidents et trésoriers.