Les étapes de la vérification de comptabilité par les services fiscaux

L’administration fiscale peut demander à toute entreprise de vérifier sa comptabilité. En général, l’entreprise tient désormais une comptabilité informatisée. Plusieurs étapes s’effectuent alors à distance, suite à l’envoi du Fichier des écritures comptables (FEC) par l’entreprise. Comment se passe une vérification de comptabilité informatisée ? On vous explique toutes les étapes.

Étape 1 – Transmettre son FEC

Le fichier des écritures comptables est une copie de toutes les écritures de l’entreprise sous forme dématérialisée. Sa transmission aux services fiscaux facilite le contrôle à distance de la comptabilité.

Tous les logiciels de comptabilité doivent proposer un FEC. Si vous tenez votre comptabilité sur un simple tableur, vous devez également être en mesure de produire ce fichier. Pour être accepté par l’administration, le FEC répond à des normes précises de nommage, de libellés, de format. Il est possible de vérifier la validité de son FEC grâce à un outil téléchargeable sur le site economie.gouv.fr.

Le FEC doit respecter les règles comptables de l’entreprise :

• Fournir l’ensemble des données comptables et des écritures de l’exercice concerné pour tous les journaux ;
• Présenter un classement chronologique des opérations comptables ;
• Être complet avec tous ses champs remplis (18 à 22 selon les entreprises).

L’entreprise contrôlée apporte toute explication utile en cas de modification ou de spécificité apportée à son FEC.

Quelles sont les sanctions relatives au fichier des écritures comptables ? Un FEC non conforme ou non remis dans les délais peut entraîner le paiement d’une amende de 5 000 euros. L’impossibilité de transmettre un FEC s’assimile parfois à une opposition à contrôle fiscal et les sanctions peuvent alors aller jusqu’à une majoration de 100 % des droits rappelés.

Étape 2 – Le contrôle de comptabilité

Très fréquemment, la vérification d’une comptabilité dématérialisée implique des traitements informatiques. Ce traitement peut se faire par le contrôleur ou par l’entreprise sur son propre matériel. Le contrôleur peut également travailler sur le FEC transmis, hors des locaux de l’entreprise.

Suite à une demande de l’administration, l’entreprise dispose alors de 15 jours pour remettre la copie de tous les documents et  traitements informatiques à l’administration fiscale. Pour les PME et sauf prorogation du délai, le contrôle s’effectue alors dans les 3 mois à compter de la remise du FEC ou de la réalisation du traitement informatique.

Pour effectuer son choix en toute transparence, l’entreprise reçoit un courrier explicatif des services fiscaux. Il précise la nature des contrôles comptables envisagés. Le contrôleur doit fournir les données sur lesquelles il compte investiguer et l’objet de son contrôle.

L’administration fiscale peut décider de procéder à un simple examen de comptabilité et non à un véritable contrôle de comptabilité. L’examen s’effectue à partir du FEC.

Dans les deux cas, l’entreprise dispose de droits rappelés dans la charte du contribuable vérifié, notamment la possibilité de contester auprès du supérieur du vérificateur les rectifications proposées. En outre, l’administration s’engage à ne procéder qu’à un seul contrôle de comptabilité.