Comptabilité du freelance : comment faire simple et efficace ?

Le terme freelance ne correspond pas à un statut juridique. Vous devez donc créer, soit une entreprise individuelle, éventuellement placée sous le régime de la micro-entreprise, soit une société unipersonnelle. Les obligations comptables diffèrent en fonction de ces différents choix. Si la comptabilité du micro-entrepreneur est simplifiée par rapport à un régime réel, l’utilisation d’un logiciel adapté fait gagner du temps dans tous les cas de figure, notamment pour l’émission des devis et des factures. Le point sur la comptabilité du freelance !

Quelles obligations comptables pour un freelance ?  

Le freelance est un travailleur indépendant. Il peut exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale. Cela détermine la catégorie d’imposition des bénéfices :  

• BIC (bénéfices industriels et commerciaux) pour une activité de vente de produits, de prestations de services ;
• BNC (bénéfices non commerciaux) pour les prestations intellectuelles et les professions libérales.

Le statut juridique pour se lancer seul en freelance sera l’entreprise individuelle ou la société unipersonnelle (SASU ou EURL). Dans tous les cas, les formalités de création se réalisent en ligne sur le guichet unique de l’INPI.  

Les obligations comptables du freelance varient alors selon le régime choisi : l’entrepreneur individuel peut opter pour le régime réel (IR ou IS) ou le régime de la micro-entreprise.

Comptabilité du micro-entrepreneur 

Se lancer en freelance sous le statut de micro-entrepreneur simplifie au maximum les obligations comptables.  

Vous devez tenir un livre des recettes encaissées sur lequel vous allez inscrire chronologiquement l’identité du client, le montant de la vente ou de la prestation, le mode d’encaissement, le numéro de la facture justificative. Pour les ventes aux détails et les services rendus à des particuliers, vous pouvez inscrire les informations de manière globale en fin de journée dès lors que leur montant unitaire est inférieur à 76 €. 

Les commerçants et les fournisseurs de prestations d’hébergement doivent également tenir un registre des achats qui doit contenir chronologiquement le détail des achats effectués avec le mode de paiement et la référence à la facture justificative. 

Vous pouvez tenir vos registres de l’une des manières suivantes : acheter des livres comptables dans le commerce, télécharger des modèles officiels ou utiliser un logiciel comptable spécifique comme Bleez. 

Votre qualité de micro-entrepreneur ne vous dispense pas de remettre, dans tous les cas, une facture à vos clients professionnels et dans certains cas à vos clients particuliers. Là aussi, l’utilisation d’un logiciel comme Bleez va vous apporter confort et sécurité. 

Vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel lors de votre création d’activité, votre compte bancaire personnel suffit. Cependant, si au cours de votre activité, votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives, il vous faut ouvrir un compte bancaire dédié, compte professionnel ou compte particulier dédit à votre activité. 

Enfin, vous devez effectuer, chaque mois ou chaque trimestre suivant le choix que vous avez émis lors de votre immatriculation, votre déclaration de chiffre d’affaires en ligne sur le site de l’Urssaf. Le chiffre d’affaires à déclarer concerne uniquement les sommes encaissées au cours de la période. Même si votre chiffre d’affaires est nul, vous devez effectuer la déclaration en inscrivant la mention « Néant ». 

Cette déclaration de chiffre d’affaires permet de calculer votre revenu imposable suivant le régime micro-fiscal qui consiste en un abattement forfaitaire qui est fonction de la nature de votre activité (vos charges réelles ne sont pas retenues) : 

• 71 % des recettes pour les activités de vente ; 
• 50 % des recettes pour les prestations de services relevant des BIC ; 
• 34 % des recettes pour les activités libérales.  

Elle permet également de calculer le montant des cotisations sociales (Micro-social) que vous devez pour votre couverture sociale de travailleur indépendant. Le taux appliqué à votre chiffre d’affaires dépend également de la nature de votre activité : 

• 12.30 % des recettes pour les activités de vente ; 
• 21.20 % des recettes pour les prestations de services relevant des BIC ; 
• 23.10 % des recettes pour les autres prestations de services relevant des BNC (24.60 % au 1er janvier 2025 et 26.10 % au 1er janvier 2026) ;
• 23.20 % des recettes pour les professions libérales réglementées relevant de la CIPAV (BIC ou BNC).  

Enfin, si vous avez opté pour le prélèvement libératoire de l’impôt sur le revenu (soumis à plusieurs conditions), cette déclaration en ligne vous indique le montant que vous devez payer à ce titre en même temps que vos cotisations sociales. 

Pour la TVA, le freelance peut démarrer son activité en franchise de TVA. Toutefois, s’il dépasse certains seuils (différents des plafonds de la micro-entreprise), il doit alors facturer la TVA et peut en contrepartie déduire la TVA sur ses achats. Dans ce cas, il doit déposer des déclarations de TVA. 

Comptabilité du freelance au régime réel 

Les obligations comptables d’un freelance au régime réel sont plus importantes. Vous devez tenir une comptabilité régulière, sincère et appuyée des pièces justificatives 

En effet, vous devez tenir une comptabilité complète avec :  

• tenue d’un livre journal et d’un grand livre ;
• réalisation d’un inventaire au moins une fois par an ;
• établissement de comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• déclarations fiscales selon le régime réel normal, réel simplifié ou déclaration contrôlée (BNC).  

Votre revenu imposable est calculé par différence entre le chiffre d’affaires généré par votre activité et les charges réelles déductibles. Il peut être soumis à l’impôt sur le revenu (IR) ou à l’impôt sur les sociétés (IS) suivant les choix que vous aurez effectués. 

Le statut que vous aurez choisi, entrepreneur individuel, dirigeant de société soumise à l’IR, dirigeant de société soumise à l’IS déterminera votre régime social et les cotisations dont vous êtes redevable. Par exemple, pour un entrepreneur individuel, le régime social des travailleurs non-salariés (TNS) entraîne un calcul des cotisations sociales sur la base des bénéfices (environ 45 %).  

Comment tenir la comptabilité d’une freelance ?  

Vous vous lancez en freelance ? Quel que soit votre statut, comment tenir votre comptabilité rapidement et efficacement ? 

S’équiper d’un logiciel de comptabilité  

Une solution en ligne permet de tenir la comptabilité d’un freelance très simplement. Pour un travailleur indépendant, tenir sa comptabilité en ligne, c’est l’assurance de gagner du temps pour tenir les comptes au quotidien, piloter la trésorerie, gérer les impayés, etc.  

Bleez est un logiciel de comptabilité pour freelance très pratique. En plus de remplir vos obligations comptables, il permet de réaliser devis, factures et encaissements en ligne.  

Cet outil est paramétrable en fonction de votre activité et de vos obligations déclaratives. De plus, son utilisation est incluse, sans surcoût, dans la mission comptable. 

Accompagnement d’un expert-comptable 

En complément d’un logiciel de comptabilité pour freelance, avoir recours à un expert-comptable pour un accompagnement annuel ou ponctuel est une bonne idée.  

Très souvent le micro-entrepreneur se fait accompagner ponctuellement par un expert-comptable pour échanger sur l’activité, trouver des points d’amélioration ou faire évoluer son statut juridique.  

L’entrepreneur au régime réel fait appel à un expert-comptable au minimum pour l’établissement de ses comptes annuels, une tâche fastidieuse mais essentielle. Ainsi, il s’assure de respecter ses obligations comptables, sociales et fiscales.