L’employeur peut-il consulter des fichiers sur une clé USB non connectée à l’ordinateur d’un salarié ?

La Cour de cassation a éclairci une question délicate : dans quelles mesures un employeur peut-il accéder aux fichiers stockés sur la clé USB personnelle d’un salarié ? L’enjeu s’avère majeur : la vie privée du salarié face à la confidentialité des affaires pour l’employeur. 

Des règles spécifiques encadrent chaque situation, que la clé USB soit connectée à l’ordinateur professionnel du salarié, ou simplement posée sur le bureau du salarié.

Les fichiers stockés sur un outil professionnel : une présomption de caractère professionnel 

Les fichiers stockés sur un ordinateur professionnel ou sur une clé USB connectée à l’ordinateur professionnel du salarié sont présumés avoir un caractère professionnel. 

Ainsi, l’employeur peut les consulter librement, même en l’absence du salarié, sauf si celui-ci les identifie clairement comme étant « personnels ». Cette règle vise à équilibrer droits des employeurs et vie privée des salariés, tout en garantissant la protection des intérêts de l’entreprise.

Une clé USB non connectée sur le bureau du salarié : entre vie professionnelle et vie privée 

Mais qu’en est-il des fichiers contenus sur une clé USB non connectée à l’ordinateur professionnel, posée sur le bureau du salarié ? Selon la Cour de cassation, l’accès par l’employeur, hors la présence du salarié, à une clé USB personnelle, déconnectée de l’ordinateur professionnel, constitue une atteinte à la vie privée du salarié.  

À noter : le simple fait qu’une clé USB se trouve dans les locaux professionnels ne suffit pas à lui conférer un caractère professionnel.

Quand une preuve illicite devient indispensable à l’exercice du droit à la preuve 

Les tribunaux peuvent, malgré tout, juger licites certaines preuves obtenues dans des conditions litigieuses. C’est ce qu’illustre une affaire récente. Un employeur avait licencié une salariée pour faute grave, pour avoir copié des fichiers professionnels sur plusieurs clés USB. Il avait soumis une liste des fichiers pour prouver la légitimité de son acte. 

La salariée avait contesté la validité de cette preuve. Elle affirmait que ses clés USB personnelles n’étaient pas connectées à son ordinateur professionnel et que l’accès violait sa vie privée. Cependant, la Cour de cassation a jugé cette liste de fichiers indispensable pour établir le droit à la preuve de l’employeur, tout en étant strictement proportionnée au but poursuivi. 

Les critères de proportionnalité retenus : 

1. Des raisons concrètes et justifiées : l’employeur avait reçu, de la part de deux collègues, des témoignages sur des comportements suspects, notamment l’impression de nombreux documents à partir du poste informatique d’une collègue absente. Ces documents avaient ensuite été rangés dans un sac plastique placé au pied de son bureau et dans une armoire métallique fermée. 
2. Une procédure encadrée : un expert mandaté avait réalisé le tri des fichiers, en présence d’un huissier, lequel avait établi un procès-verbal de constat. Seuls les fichiers professionnels avaient été copiés. Les fichiers personnels avaient été supprimés sans être ouverts. 
3. Un objectif légitime : protéger la confidentialité des affaires de l’entreprise.

Les enseignements des décisions récentes 

Cette affaire n’est pas isolée. La Cour de cassation a considéré, à plusieurs reprises, que la cour pouvait juger recevables des preuves portant atteinte à la vie privée, si elles s’avéraient nécessaires à l’établissement du droit à la preuve : 

• L’usage d’images de vidéosurveillance non approuvées par les représentants du personnel (Cour de cassation sociale, 14 février 2024, n° 22-23073) ;
• La consultation d’échanges privés et de photos sur les réseaux sociaux (Cassation sociale, 4 octobre 2023, n° 22-18217). 

À lire également : un employeur peut-il sanctionner un salarié en raison des faits commis dans sa vie personnelle ?  

En résumé, 

• La présence de fichiers sur une clé USB reliée à l’ordinateur professionnel du salarié leur confère un caractère professionnel. Dès lors, l’employeur peut les consulter, même en l’absence du salarié, sauf identification claire comme étant « personnels ».
• Les documents d’une clé USB personnelle non connectée relèvent de la vie privée du salarié.
• Cependant, une preuve obtenue dans des conditions contestables peut être jugée licite si elle est indispensable à l’exercice du droit à la preuve et proportionnée à l’objectif défini.
• Une procédure stricte et encadrée se révèle essentielle pour limiter les risques de litiges (commissaire de justice). 

Restez vigilant pour préserver vos droits tout en respectant ceux des autres. 

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